投诉办理体会

A. 面对客户投诉我们该怎么办

作为外贸业务员，最麻烦的，莫过于是面对客户投诉了，货也发了，客户的钱也收到了。过了几个月，居然被客户投诉货物有质量问题了。 这样问题就会越来越糟糕了。 假如你是工厂，可以这样回答：DEAR SIR，THANKS FOR YOUR MESSAGE。WE WILL FOLLOW THIS CASE。 WE WILL HAVE A MEETING WITH PRODUCING DEPT ，INSPECTION DEPT ……THIS AFTERNOON TO DISCUSS THIS MATTER AND REVERT TO YOU A。S。A。P。PLEASE SEND ME A PHOTO OF DAMAGE。 记住啊，朋友们。第一，1定要马上回复，让客户等待太久会让他们疯狂，把事情投诉到你的老板或者更高层的人那里；第二，1定要用WE，而不是用I。我建议绝大多数情况下，用WE 比用I 更好。WE显得你更PROFESSIONAL，因为你代表1个CO而不是你私人，当然自己飞单的人除外。尤其在投诉的时候，WE表示你是有后台的！ 第三，1定要有照片为证，俗话说”口说无凭“，谁知道的确是货物有问题还是客户恶意敲诈？ 和生产以及检验部门的会议也很重要，这个会议可以让大家多少知道些货物是否有问题，有多大的问题，我曾经碰到过生产部门把我的色料混合错误，配比率搞错的事情。知道了错误所在，才能应对，我想公司内部的人，即使要对你隐瞒，也会比对客户的隐瞒少些，也就是说，你总是比客户知道的多些 假如你是外贸公司，应该马上跟工厂联系，开个会，尽量发现其中的问题所在，当然那个时候会议的主体，就是你和工厂了。 如果发现的确是我方的责任，要让对方提赔偿要求，不能自己先开口。对方提有1个好处。就是知道你要赔偿的底线在哪里。 喊价的技巧：当对方是行家而你是外行的时候，让对方先喊价；当对方是外行而你是行家的时候，让对方先喊价；当双方都是行家或者都是外行的时候，你要主动先喊价。这个，大家就慢慢体会吧。

B. 客户投诉的感受怎么写

投诉分好多种，服务，态度，产品，一般投诉说明客户对这个事情很在意可能有某一项不太符合他的满意找出你曾忽略的而客户在意的抓紧沟通赞同

C. 如何做好物业管理工作中的投诉接待.doc

2004 年邱总曾经给我们上过一堂如何做好投诉处理工作，至今仍然给我留下极其深刻的印象。以下主要是我从工作中领会到投诉接待的一些认识及体会。 一、 认识投诉接待工作的重要性。 处理好业主、住户的投诉，可以缓解、平息业主与管理公司（屋村管理处）的某些误解和矛盾，增强业主与公司之间的友好关系。在处理投诉过程中，我们可以耐心细致地向业主解释我们现行的管理规章制度，说明执行这些规章制度对社区管理，对业主生活的好处，同时也便于宣传公司为业主作了什么有益的事，从而建立公司在业主心中的诚信形象。在现实生活中，就拿半岛花园 B 区1 街2 座G02 业主林生来说，本来业主在合同交楼期过来收楼是一件欢天喜地的事，但收楼验收时业主实在发现太多问题，且持续两个月还未搞好所反映的工程问题，花园中最心爱的大树菠萝也不翼而飞。业主强烈投诉并要求免管理费。经过真心面对，一次又一次地帮业主解决所提出的工程问题，业主内心终于被软化且我们也加强保安的巡查工作，曾 2 次发现业主屋内推窗或落地玻璃窗无关，经业主同意免费主动帮其关窗。业主对我处的服务及保安的安全防范工作表示赞扬，以后也没再提及免管理费的要求。从投诉接待中加深与业主的关系，业主对公司的社区管理也有了认识从而便于日后管理工作的开展。 二、 如何做好投诉接待及投诉处理程序实行规范化。 接到投诉时要掌握几点：1、了解投诉的内容、事情发生的时间、地点、背景和前因后果。2、判断投诉的有效性,分析业主投诉是否合法、合理，是否与公司现行的业主合约有违背的地方。3、注意掌握业主投诉的内容或问题是个别现象还是普遍现象，是个性问题还是共性问题，是关系到公司某个部门的问题还是跨部门的问题，是管理公司的职责范围还是关系到其他公司的问题。还要掌握到所投诉问题是否是业主之间的矛盾所造成的。 针对这些情况，要把握几个原则或做法：1、在事实清晰的情况下，应态度明确地告诉业主，您投诉是正确的，不要在承认对方正确后又加上“但是”、“不过”等字眼。这样，业主会在得到肯定的情况下把情绪稳定下来。待业主情绪 2 稳定后，我们要尽力解决问题。在解决过程中，我们才能把我们要解决的问题向业主解释清楚，这样才能得到业主的理解。2、每一个公司成员，都要站在公司的立场，具有公司的整体意识去对待业主的投诉，不管业主投诉的问题是否正确，是否与本部门有关，都应先聆听，并记录下来，以同情、安慰的方法去对付投诉的业主。大多数的情况下，业主投诉发泄完之后，情绪是会稳定下来的。这时，才向业主讲清楚，投诉的问题是由**部门处理的，并表示一定为业主跟进好这件事情。这样，以“虚”的办法，先稳定业主的情绪，后进行实质性的处理问题。使到业主不会有认为你推卸责任的想法。这种先以“虚”的做法作铺垫的方法是可取的。3、有时，业主投诉的问题并非自己权责范围，可能会是主管或经理才能处理的，而客人又一定要即时得到回复。这样，除以所上讲，耐心聆听和以“虚”铺垫之后，应主动地与权力所辖范围的上一级联系，征得上级同意见面的指示后，要亲自引领业主到上一级领导面前，简述情况，作一个交待。这样，业主会感到您的工作是认真、负责的。这种情况，绝对不能讲“不是我做的”、“不关我事”、“我没这个权力”等来打发业主。这样业主必会大发雷霆，认为推诿责任。4、处理投诉实事求是，不讲过头话，要留有余地。要么明确时间概念和效率观念，比如修一个水龙头，，要先明确时间，什么时间修，多长时间修好，不能讲“大概上午来修”，“很快就行了”。估计 20 分钟修好，要讲30 分钟，而不要讲10 分钏。这样效果是不同的，你讲10 分钟修好，结果，实际用了20 分钟，业主的期望值受损，会不满意您的服务，相反，讲30 分钟，结果用了20 分钟，业主会认为您效率高，有超值的感觉。5、如果明确我们的错，给业主造成损失，作适当的物质补偿是应该的。但是要注意尺度。6、对业主的投诉，表示感谢。感谢业主的意见有助于我们管理工作的改进和提高。 目前，投诉渠道主要有四种：当面投诉；电话投诉；书面（或信函）投诉；网上投诉等。因此应把处理来自这几个渠道的投诉规范化，使之畅通无阻形成一个闭合的处理程序。具体如下：情况一，填写《投诉/建议意见表》登记有关投诉内容→当即处理完毕→记录处理结果，让业主满意或基本满意→汇总呈主管送屋村经理察看→批示后存档（设投诉处理完毕档案）。情况二，《投诉/建议意见表》登记有关投诉内容→跟办人员未能即时处理→转呈主管批示递交相关 3 部门跟进→核查、了解投诉真实性，有效投诉与否→确定处理意见→与业主见面，征求业主意见→问题解决→业主满意或基本满意→汇总呈主管送屋村经理察看→批示后存档（设投诉处理完毕档案）。 三、 在工作中碰到的几个问题。 1、 收取花园管理费0．5 元不包含清理绿化垃圾。业主产生这样的投诉主要是对物业管理的认识不足。因管理费主要用于公共地方清理及公共设施设备的维修养护，治安的巡查管理，法定税收及人工工资支出等，并不包括私人地方非生活垃圾的清理。花园管理费主要用于管理人员对业主私人巡查管理范围的增大（即增加花园面积），故保安人员本来只需巡查公共街道及梯间，现需增加业主私家花园的范围，意思意思收一点点管理费而尔。作为星级服务我们还协定如果绿化垃圾只是小小的可放进公共垃圾桶的，我们清洁人员还是可以帮清理。反之，业主必须另外付费清理。相信只要耐心向业主讲解，业主还是会接受的。 2、 业主家内物品补盗，如何处理。这个问题，业主是很敏感的，出现屋内被盗的时候，业主往往第一时间就要求管理处承担赔偿责任，其理由是管理费中包含了治安管理服务内容。应该讲，治安管理是物业管理的基本任务之一，但不能简单地把失窃视为管理公司之过，因为除了治安管理因素和管理公司防范措施之外，还与业主自身防范意识有关。从这问题上，应从具体情况分析：如果管理公司防范意识不强，隐患较多，未实行24 小时巡逻制度，对大件物品未实行有效的监管。当业主室内物品被盗时，管理公司应承担较多的责任。但管理公司已采取各种措施，如24 小时巡逻有记忆录，管理公司和保安员基本没有过错或大意的行为，即使业主室内被盗，管理公司所承担的责任也较轻，甚至可以不承担任何赔偿责任。从被盗的物品来看，如窗门有明显的破坏痕迹，室内的大伯物品如电视、冰箱等物品被盗，一经证实，物业公司就要承担责任。如果业主的金银首饰被盗，而门窗又没有明显的破坏，那业主要求索赔的理由不充分。总室内物品被盗的问题是复杂的问题，是要通过公安介入处理，最后要法院裁定其责任问题才能赔偿。 3、 现实生活中最常见的是房屋质量及服务态度的投诉，如澜花语岸8 街12、澜花语岸9 街12 业主投诉多次反映工程问题经常向工程师傅反映仍然未能落 4 实跟进。业主产生投诉的起因是我处工程人员跟工程多次失信于业主，我觉得只要我处能真正落实帮业主解决问题就不会产生投诉。工程人员经常反映找工人难，跟工程时间也难落实，事实上只要工程人员用心落实，相信这些问题根本不是问题。半岛花园B区3 街8 座202 业主投诉清洁阿姨素质低，服务态度差，从业主所反映的问题我们经过调查分析，又可以提高管理人员的素质和工作水平，有利于锻炼和造就素质优良的管理服务队伍。 总之，每一次的投诉接待工作，我们都要注意总结经验，收集案例进行分析，不断克服可能重复出现的问题，提高自己处理投诉的能力。要清楚自己解决问题的能力，职权范围在哪里，如果能能即时回复业主，那应即时完满地回复业主，把问题解决；如超出自己能力和职责范围的应给业主说明，让业主给您一段向上反映请示的时间，并明确给业主回复的确实时间，取得业主的理解之后，按已定的投诉处理程序办理，跟进到事情的落实。记住，回复业主投诉时要有分寸，要留有余地，不要讲过头话，要懂得如何保护自己和公司的权益。

D. 处理客户投诉的六个步骤是什么

第一步：开场白

这一步的主要目的是消除对方的疑虑，让客户对你的工作能力感到放心。要牢记的是，不要与客户争辩，更不用言辞激烈，千万不能说一些带有攻击性的话，如果这样的话，你赢得了一场争论，同时你就失去了一位客户，只能说是得不偿失。

第二步：提出问题，获取真实信息

这步是通过提出问题弄清，打电话的客户的真实感受。可以直截了当听清楚问题，找出出问题的根源，然后对客户的问题给予积极的答复。

第三步：聆听、回应并思考

这一步最重要的是让投诉的客户感觉到你明白他目前的处境，并能够体会到他的失望，甚至愤怒的心情。一般来说，首先要让客户发泄心中的不平，这个时候需要仔细倾听，然后总结客户提出的问题，重复问题的要点，表明在认真的听，对讨论的问题你能够理解，还有有助于逐渐的消除顾客心中的怒火。

第四步：提议其他选择

这是规定双方都可以做出的让步界限，一个互相都可以接受的解决方案，既可以维护客户的尊严，令他们满意，又可以让公司能够接受。

第五步：达成一致

这步的目的是，双方的让步都在一个合适的范围之内。这需要一个比较完善的交涉过程，在这个交涉过程中，双方的让步，都能够表示理解，且都感到满意。

第六步：最后确定

这一步主要是重复达成一致协议的细节，让你的职业精神和本人，给客户留下深刻的印象，从而保住客户对公司的信任。

(4)投诉办理体会扩展阅读

当了解清楚顾客投诉事件的始末后，我们要向顾客复述一次事件的经过。为何要这样做，一方面是让顾客感觉是认真了解原因的，意思是告诉他我听明白你的诉求了；另一方面在复述的过程中，有利于我们和顾客共同确认投诉的重点，从而想出对应的解决办法。

在确认顾客投诉的重点所在之后，抓住适当的时机，委婉地向顾客解释，分析投诉问题产生的原因，顾客必然会对此表示理解，后面再和顾客商量解决问题的方分案，就会容易得多。

E. 如何写客户投诉与管理心得

永远站在客户的立场考虑,敏锐洞察他的每一个需要.
还有,要在工作中找到自己的价值,你才可以做的开心!

F. 百度投诉的体会

还可以吧。我很多时候都会到投诉吧投诉的，一般都会处理。有时候也会觉得心理不平衡，因为有部分提问者，前面回答者的答案正确，但是他却选择了后来的回答者，但是到投诉吧投诉后，得到的答案是不存在作弊现象，这样的情况网络管理员是不会处理的，所以有时候要自己平衡一下。

G. 如何正确看待旅客投诉

一是耐心倾听，尊重为先。当旅客前来投诉时，首先要给予其尊重。“冲动的旅客在火里，冷静的工作人员在水里，冷能抵热，水能克火。”当旅客抱怨时，工作人员务必保持冷静，洗耳恭听，切不可贸然打断。假如此时工作人员没有冷静应对，而是“兵刃相见，刺刀见红”，势必造成双方矛盾激化。有效处理旅客投诉的第一原则就是：耐心倾听旅客的抱怨，避免与其发生争辩，待旅客情绪平复后再与之商谈。
二是对症下药，换位思考。工作人员应了解旅客投诉的三种心态：发泄、要求补偿及希望得到尊重。工作人员应根据具体情况来进行分析，判断出旅客投诉的目的，区别对待。旅客提出过分要求，大多数是因为不了解具体情况，并非有意敲诈。一般来说，旅客的要求并不苛刻，不近情理的旅客毕竟属于少数。漠视旅客的感受是处理投诉的大忌。工作人员必须以客户为中心，换位思考，将心比心，无论遇到任何问题，都不要先分清责任，而是先表示歉意，承认过失，然后再对症下药。
三是诚实相待，迅速解决。倾听抱怨后不采取行动解决问题是一个空礼盒。只对旅客说：“对不起，这是我们的过失”，不如说“我能理解给您带来的麻烦与不便，您看我能为您做些什么呢？”旅客投诉的处理必须付诸行动，迅速地给出解决方案。能够及时解决固然最好，但如遇到的问题比较复杂或特殊，不确信该如何为解决，工作人员不应向旅客作任何承诺。同向旅客承诺做不到相比，诚实更容易得到旅客的尊重。把准备采取的措施告诉旅客，征求旅客意见，了解旅客心理活动，以便采取的措施两全，既不让企业蒙受不该有的损失，又能让旅客满意。

H. 如何正确处理酒店客人投诉

首先，要搞清楚客人为什么投诉。抛开恶意投诉不讲，其实，所有的客人投诉都源于自身对酒店的期待未被满足。那么，客人在酒店希望得到什么呢？笔者以为，可以把客人的期待分为三个层次。

第一个层次是基本需求层，包括干净、舒适的环境，即时响应客人的要求和被公平对待。第二个层次是体验层，包括友好的氛围，被理解的感觉和被诚实对待。第三个层次是自我实现层，包括获得以下感受：控制感、成就感、安全感、被重视的感觉、被欣赏的感觉、归属感、获得认可和自我形象的实现。

越是基本要求不能被满足的时候，就越容易引发投诉。去OTA网站上查看不难发现，大部分的投诉都是由于酒店不能满足客人基本需求而引起的。比如，卫生问题、员工对于客人要求处理的效率问题等等。这些问题处理起来比较容易，及时改正并安抚客人，一般就能解决了。客人需求的层次越高，对酒店员工的要求就越高，而因为需求不能被满足引发的投诉以及客人流失也就越严重。所以，酒店管理人员一定要明白，满足客人的第一个层次的需求只是开始，好的管理应建立在满足客人第二个、第三个层次的需求上。

了解了客人投诉的原因，再来看如何处理。这里需要强调两个重点：一是相当一部分客人投诉不是为了物质补偿，而是希望获得心理上的满足，如被认可的感觉、被理解的感觉。二是客人投诉不是针对某个人，让员工认识到这一点很重要，因为可以保证员工以一种良好的心态来处理客人投诉。

处理客人投诉的方法有很多，在这里笔者介绍其中一个——L.E.A.R.N模式。这是某国际酒店集团使用的客人投诉处理流程，主要分为五个步骤：聆听、感同身受、道歉、处理和告知。

一、聆听。这是处理投诉的第一步，目的是了解客人投诉的内容，观察客人的情绪，让客人有机会发泄心中的不满，快速平静下来。了解投诉内容是解决问题的基础，根据内容可以知道出了什么问题，出问题的时间、地点、涉及的人、造成的损失以及客人的诉求等，这样才能给出具体有效的解决方案。另外，客人的情绪也决定了如何解决问题。如果客人不是很激动，那么不用太多的行动就应该能够解决问题；如果客人很激动，员工就要考虑采取更多的行动来安抚客人。给客人发泄自身情绪的机会，这一点非常重要。任何人在情绪激动时都是很难沟通的，适当地给予客人发泄情绪的机会，能让后续处理问题更加容易。当然在这里要看场合，不能影响到其他客人。

同时需要注意的是，在客人表达诉求的时候，员工必须要专注，不要打断客人说话，要把手上的工作放下，和客人保持目光接触，这样才能让客人被关注、理解的心理需求得到满足。同时，做到耐心聆听，一方面是收集信息，另一方面让客人感到被重视。在客人表达自己的诉求之后，员工可以开始询问，一方面对客人未表达清楚的地方进行询问，确保收集足够的信息；另一方面，询问也是一种让客人感受被重视的手段。

如果“聆听”这一步做得足够好，很多针对小问题的投诉就会在这一步终止。

二、感同身受，即理解对方的感受。员工在处理客人投诉时，要能理解和体会客人的感受，而不是把客人放在自己的对立面，觉得“你来给我找麻烦”。员工如果能表现出同理心，不管是客人还是自己就会发现处理投诉会很简单。客人会因为自己的感受被理解而感到被重视和认可，进而不再要求酒店做出进一步的补偿，或者由此改变对酒店服务品质的负面印象。下面是一些简单的表达同理心的例子：“我特别理解您的感受”，“我能想象您的遭遇”，“这种情况任何人都不能接受”。

三、道歉，即充分收集信息并且向客人表达了同理心之后向客人道歉。道歉需要注意以下几点：

不要推诿，不要把责任推给别人，因为在客人眼里每个员工都代表酒店。他只会在投诉前选择投诉的方式，比如是打电话给前台还是亲自去，而不会去选择现在是什么时间，前台是什么人在上班。所以，一旦接到客人的投诉，员工即是酒店。当然不同级别的员工在处理投诉时得到的授权不同，但是这不是推诿的理由。在遇到自己权限不够的情况时，应向客人解释你的权限不够，需要向上级请示。

注意肢体语言和语气，一个人表达的信息中，肢体语言包含的信息占55%，语气占38%。在处理客人投诉时，必须注意自己的肢体语言和语气，不要表现出不耐烦、反对、讨厌等情绪。负面的动作、表情和语气只会让客人更愤怒，让投诉处理变得更难。

注意用词，与客人沟通时要使用正规的不会让人产生歧义的词语，称呼客人要使用尊称。不要使用本地方言，不要使用行业或者团队内部流行的词语，这样很容易引起客人的反感。

四、处理。客人投诉的严重程度是客人遇到问题的严重程度决定的，所以，酒店管理层应就客人投诉处理制订赔偿预案和授权机制，并建立记录制度。整个方案可以分为四个部分：严重程度、问题列表、负责人和补偿权限。其中，严重程度从低到很高分为四档。在问题列表（例示）部分，各个部门要总结自己遇到的客人投诉的常见问题。关于补偿部分，各酒店可以根据自己的实际情况决定如何补偿。