1. 投诉处理技巧有哪些
遇到来投诉时态度非常重要,微笑源对待投诉者,更不能忽视或者漠不关心投诉者的诉求。要认真询问投诉者事情的经过,不要打断投诉者描述事情的经过,也不要过多的插嘴,让投诉者有发言、发泄的机会,同时要注意控制好投诉者的情绪。如果投诉者情绪激动,或者投诉者有动手打人等过激的现象的要及时报警。
同时认真聆听投诉者的要求,同时避免新的冲突,也避免冲突扩大,尽量大事化小事,小事化无。将投诉者描述的事情的起因、经过,以及投诉者的要求记录下来,必要时可以进行录音或者借助监控等进行,便于事后整理。
做好记录后,如果投诉者还有其他自己无法解决的诉求的,要及时将情况汇报给相关领导,请领导协调解决。
反复告诉客户你能做什么,直到客户接受为止。当客户提出的要求超出了我们的能力范围,客服就需要反复说明自己可提供的服务界限,直到客户明确了解并认同。
对于已经同意处理结果的客户,再次反悔投诉的客户,我们一般采取冷处理的方式,不要急于回复客户,维持原处理方案。让存在侥幸心理的客户打消不切实际的幻想,回归理性。
2. 怎样做好投诉处理工作
怎样做好投诉处理工作
一、让客户发泄;
通常客户会带着怒气投诉或抱怨,这是十分正常的现象,此时服务人员首先应当态度谦让地接受客户的投诉和抱怨,引导客户讲出原因,然后针对问题解决。这种方法适用于所有抱怨和投诉处理,是采用最多的一种方法。这种方法应把握三个要点:一听,认真倾听客户的投诉或抱怨,搞清楚客户不满的要点所在;二表态,表明对此事的态度,使客户感到你有诚意对到他们的投诉或抱怨;三承诺,能够马上解决的当时解决,不能马上解决的给一个明确的承诺,直到客户感到满意为止。
二、委婉否认法;
使用委婉否认法避免陷入负面评价就是当客户提出自己的购买异议后,服务人员肯定对方的异议,然后再陈述自己的观点。这种方法特别适用于澄清客户的错误想法、鼓励客户进一步提出自己的想法等方面,常常起到出人意料的显著效果。适用委婉否认法,应注意以下几个方面:特别适用于主观自负且自以为是的客户,这种方法的表达句型是“是的,但是”,但这种语型暗示着极强烈的否认法,因此,应用时可将其改为较委婉的“是……而……”句型,还可以使用“除非……”的句型,尽量避免出现“但是”。
三、转化法
这种方法适用于误解所导致的投诉或抱怨,因此处理这种抱怨时应当首先让客户明白问题所在,当客户明白是因为误解导致争议时,问题也就解决了。
应用此法应注意以下几点:
1、服务人员经验丰富。采用转化法的服务人员,必须经验丰富,精通促销和服务技巧,因为只有这样的服务,才能察言观色,当机立断,适时巧妙地将客户误解转化。
2、转化方式轻松自然。这种方法运用恰当,客户会理解,若转化不当,则会弄巧成拙,使客户更生气,反而会增加阻力。因此,服务人员在用此法时应心平气和,即使客户异议明显缺乏事实根据,也不能当面驳斥,而应旁敲侧击去疏导、启发和暗示。
四、主动解决问题,承认错误;
如果产品瑕疵或服务质量不能令客户满意,就应当承认错误,并争取客户谅解,而不能推卸责任,或者寻找借口,因为理在客户,任何推诿都会使矛盾激化。承认错误是第一步,接着应当在明确承诺的基础上迅速解决问题,不能推延时间,在事发的第一时间解决问题成本会最低,客户会最认可。一旦时间长了就会另生事端。
3. 公司给人投诉怎么处理
首先,受理投诉抄实行部门负责制袭。如部门解决不了或超出处理权限时,应由部门负责人转报公司处理解决,并将处理结果及时回复投诉者。
其次,受理投诉,应按照限时处理原则进行处理:1、属于公司基层处理的投诉问题,由基层及时处理;2、属于公司部门处理的投诉问题,应由部门负责人在二个工作日内处理,并将处理意见反馈责任单位及投诉者;3、属于公司处理的投诉问题,应由公司相关职能部门在五个工作日内处理,并将意见反馈责任单位及投诉者;
再次,各级处理投诉后,应及时听取投诉者反馈意见,及时总结投诉处理情况,进一步改进工作;同时要做好投诉档案管理工作,做到有据可查。
4. 顾客投诉的处理技巧
解决顾客投诉最基本流程
顾客投诉的渠道,分别是,第一个是当面的口头投诉;第二个是电话投诉;第三个是直接到消协去投诉。
那么第一种。顾客当面投诉的工作流程是这样,第一供顾客直接与服务员或服务台投诉。
第二步就是服务员需认真倾听,必要时要做好笔录,写明时间顾客姓名、联系方式、投诉内容、主题诉求、解决方法、顾客态度等内容,要填写投诉记录表。
第三步,一定要了解顾客的诉求是什么。
第四步要分析投诉的内容,是对哪些方面什么原因引发的投诉。
第五步就是给出解决问题的方案,迅速合理,不能当时给出解决方案的要与顾客沟通求得谅解,给出一定的时间去调查分析问题出的责任,其相关责任区责任人经协商之后再进行联络。原则就是越快越好,必须在与顾客约定的规定时间之前回复给顾客,不得拖延和遗忘。
第六步联系顾客解决问题,投诉记录表填写完整后归档,并将需要反馈给相关的责任部门,第一时间沟通并责令其进行整改。第七步,在每周的例会上要宣布本周投诉的内容解决方案及整改意见。督促整改措施的贯彻执行。这就是整个处理顾客投诉的一个基本流程。
那么完成以上流程的基本原则就是要快速行动,方案要正确,部门要协调,一定要依法解决。
处理顾客投诉的技巧
下面给大家讲正确处理顾客投诉的技巧,各行各业干任何一件事都是有技巧的,但不是投机取巧。技巧是从何而来呢,主要是能熟能生巧,见得多了处理问题多了,自然会总结出各种有效的解决问题的方法。俗话说的好,方法总比问题多就看你能否钻研能否善于总结。
那么接待顾客投诉的第一步就是要铺垫。怎么铺垫?就是要主动迎接。任何一家企业谁都不愿意处理投诉。但凡要来投诉的顾客,不是脾气暴躁,就是有气儿没地儿撒,那第一个接待他的人就正好撞在了枪口上,肯定是一顿一顿怨气的宣泄,就像一个垃圾桶,把所有的怨气都要往你身上倒。所以谁都不愿意成为往枪口上撞的人。但是与其硬着头皮躲着藏着,倒不如大大方方地迎面而上。反而会给顾客留下敢做敢为的第一印象。也是为后面解决投诉做好铺垫。
第二步,就是要耐心地倾听不厌其烦,让顾客说到能让你插话为止。投诉从字面意思看就是找个地方倾诉自己的不满。所以说听顾客诉说的过程就是你解决问题最关键的一步,在这其中不要强行的表白自己,不要指出对方投诉内容的不正确的地方,不要火上浇油,当顾客说得口干舌燥的时候,火气也就降下来了一大半。然后再询问对方您还有什么要说的吗,当得到对方肯定的答复后再来陈述自己的观点。这时候你说的话它才有可能听得进去。在倾听顾客申诉的过程中。我们不能光听。还需要快速记敏敏捷地捕捉顾客的任何信息。比如顾客的身份年龄职业。性格特点,爱好学历,婚姻状况等等。第二个就是顾客陈述问题的真实性,合理性要进行分析。第三顾客投诉的真正意图是什么,一定要探明清楚。是光说说而已,告诉你们一声,还是说我就是要退货换货,还是要索赔等等都会在他的倾诉衷一一表达出来,那我们就迅速找出下一步的对策。其实投诉处理没有一个特定的模式也没有固定的解决方法,确实要看接待处理投诉的从业人员的个人水平,也就是你有没有见什么人说什么话的能力,这是非常重要的。那么我们要第一梳理关键问题,关键信息找出投诉的真正原因,第二个一定要对症下药,找出解决问题的方案,一共给出一个或两个可供选择,也不能多给。
那么技巧三,就是正式的赔礼道歉,但是特别注意原则问题,绝不能让步。给大家举个简单的小案例,有一位老大爷提了一袋子东西来到服务台。说你们超市的称有问题,超市迅速找来业务部管计量的业务人员询问。其实呢是老爷子回家把澡给洗了,那么增加了几颗的重量,缺斤少两,这样的黑锅谁也背不起。于是超市拒绝了他的赔偿的要求。所以解决顾客投诉也并不都是息事宁人,做任何事都是有底线的。
技巧四,商讨解决方案,看看能否接受。一共有这样几种投诉,第一个是简单的投诉退换货这些问题呢,可以快速处理。第二个就是复杂点的投诉。那我们要留有余地会经过多次的协商,来达成一致的解决方案。所以这样的投诉不可以着急
那么第五种技巧是,面对恶意的投诉,比如打假的碰瓷儿的寻衅滋事的混街头混混。这些投诉呢,我们一定要依法办理。给双方都留个台阶儿下。可以说都冷静一下,或者找个借口拖延点时间。或者说今天领导不在,明天管事儿的人来了,我们再联系,再协商等等。不是原则性问题,千万不要一口咬死。真的把顾客逼到了走法律维权的这条道路那么双方都会很麻烦。而且一旦投诉到消协或工商部门。企业所获得的各种荣誉都会受到影响,这是企业最高的领导层最不愿意看到的。