公文的保管期限

⑴ 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的法律规定

第8号
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。
局长杨冬权
二○○六年十二月十八日机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 第一条 为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条 机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 第四条 机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 第七条 永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 第八条 定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条 各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

⑵ 档案的保管期限是多少年

会计档案保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天算起专。永久，即是指会属计档案须永久保存；定期，是指会计档案保存应达到法定的时间，定期保管期限一般分为10年和30年。

《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体可以分为：

1.永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告；

2.25年的：现金和银行存款日记账；

3.5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单；

4.3年的：月度、季度财务报告；

5.l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。 急速通关计划 ACCA全球私播课 大学生雇主直通车计划 周末面授班 寒暑假冲刺班 其他课程

⑶ 公文 保管 永久、长期、定期、短期分别是指多少年

根据国家抄档案局关于机关档袭案保管期限的规定 (国家档案局1987年12月4日发布，自1988年1月1日起施行) 为了便于各级党、政机关和人民团体(以下统称机关)准确地划分档案保管期限，使保存的档案既能反映和维护机关的主要职能活动的历史面貌，又便于保管和利用，国家档案局对一九八三年制定的《关于文书档案保管期限的规定》及《文书档案保管期限表》进行了修订，并作如下规定： 1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的，按有关规定执行。
2006年有关规定修订后就只分为永久和定期。

⑷ 根据公文的保存价值不同有哪几种保管期限

公文立卷时候，要根据文件不同的价值，划定保存年限。一般是三种：
1、永久保存
2、长期保存，16年—50年左右
3、短期保存，15年一下

⑸ 请问行政机关公文保存公文期限永久、30年、10年的区别在哪里不需要保存的纸质公文怎么处理销毁吗

文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、秘密文件、公开性文件、宣传资料。
不具备归档和存查价值的纸质公文，经过办公室主任、发文部门负责人共同鉴别后可以做“作废保留”和“销毁”处理。

⑹ 文书档案的永久、长期、短期如何界定

1987 年修订的《关于机关档案保管期限的规定》将档案的保管期限划分为永久、长期、短期三种, 长期为16～50 年左右、短期为15年(含15 年)以下。

2006 年12 月18 日正式发布施行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》又将保管期限又改为永久、定期两种, 定期又实行“标时法”, 分为30 年、10 年两种年限。

列为永久保存的档案，是对社会主义事业的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案；列为长期保存的档案，是不具有广泛社会意义和科学历史意义的，而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料；列为短期保存的档案，是低于上述两个层次的，本机关在较短时间内需要查考的文件材料。

(6)公文的保管期限扩展阅读

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第六条规定：机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第七条规定永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料；

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第八条规定定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

⑺ 公文的有效期

公文是行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文具有特定的格式，按照中华人民共和国国家标准（GB/T 9704—1999）的要求，国家行政机关公文要素划分为眉首、主体、版记三部分。为使公文更具有效性、实用性和可操作性，目前我国有的机关在制定公文时将公文格式的“附注”部分或公文结构的版记部分明确标识了公文的有效期限，如：“本文有效期5年”。这一做法，对公文归档时保管期限准确划分和档案馆的档案价值鉴定提供了依据，对档案保管期限的确定将会产生积极的影响。

一、档案的保管期限源自公文形成机关

按照档案来源理论，档案是由机关、团体、企业、事业等单位和著名人物在社会实践活动中产生的，而公文又是机关档案的主要来源，今天的公文就是明天的档案，档案是公文的归宿。机关档案材料的主要来源于公文，在一定意义上讲，机关公文的价值决定档案的价值，公文有效期决定档案的保管期限。

由公文转化为档案（归档）有两个前提：一是已办理完毕的公文（一般为一年时间）。所谓“办理完毕”有两层含义：首先，指公文在处理程序上完成了所有阅办程序，而不论其在实际工作中是否还继续发挥作用，如“通知”（干部任免、会议等）机关领导或有关部门阅知后就是办理完毕，有的公文（如“公告” ）公布了即视为办理完毕；其次，往来公文，如本机关的“请示”，上级没有批复前，不能视为办理完毕，而当上级“批复”收到后，即视为办理完毕。二是有保存价值（即有利用价值）。从机关公文的来源看，除本机关形成的公文外，还有来自上级的、同级的和下级的 ，这些公文反映了不同的内容、不同的性质，其重要程度大不相同。所以其“价值”也不相同。

按照档案价值理论分析，实现档案价值有二，第一是当公文转化为档案后保存在单位，利用对象主要是本机关，这时档案的利用价值称为“第一价值”；当经过一定时间后，随着时间的推移，“第一价值”呈下降趋势，社会利用需求增长时，“第二价值”则开始实现。一般来讲，档案的“第二价值”的实现是在档案馆进行的。由此可以看出，判断其保存价值最有发言权的是公文的原形成机关。公文形成有其目的性，这个目的只有公文的形成者最为了解，如果在公文形成后，其职能履行完毕，要由公文转化为档案时，是永久保存还是定期保存，需要整理者的判断。如果将公文的有效期限体现在公文中，有以下好处：首先，使公文更具时效性，体现公文形成者为达到其目的的时空观；其次，为贯彻落实公文提供了期限，为执行者提供了参考；再次，揭示了公文的保存价值，为使公文转化为档案确定保管期限提供了依据。

二、公文有效期体现在公文中，为公文归档确定保管期限提供了依据

按照国家档案局令（第8号）的规定，机关公文归档范围是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；机关活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料和下级报送的重要的文件材料。公文的形成和保管利用价值的不同，因而在整理归档时要分别确定其保管期限。大家知道，一个机关的公文形成者不仅仅是机关办公（秘书）室一个部门，而往往是其内部许多职能部门，公文归档所面对的是机关全部文件材料，特别是一些专业性较强的单位，仅靠机关办公（秘书）室文档工作人员难以准确判定公文的保管期限，而有效期限体现在公文中，使文档人员直观地确定其保存价值，更准确地划分保管期限，避免文档人员多方征求意见、一份文件在手划分保管期限左右为难的尴尬局面，也为以后开展档案利用和档案鉴定奠定基础。

三、公文有效期体现在公文中，为档案馆档案的鉴定工作提供了参考

从档案价值理论看，当档案的第一价值，即档案原形成机关的使用价值，随着时间的推移，其利用价值由上升趋于下降；而档案的第二价值，即社会需求价值则日趋上升，第二价值则是由各级档案馆来实现的。按照档案法规的要求，档案在形成单位保存一定时间后，应向国家档案馆移交，档案馆在管理档案的一项重要工作就是档案的价值鉴定工作。

广义的档案鉴定工作，包括档案的价值和真伪的鉴定。而我们通常所说的档案鉴定多指档案馆对档案价值的鉴定。即档案馆按照档案法规、档案的原则、标准和方法，分析、判定档案的价值，确定档案的保管期限，将不适合永久保存的档案，划为定期保存，或将长期保存的档案划为短期保存，剔出失去保存价值的档案进行销毁的一项档案馆内业务工作，它是档案工作中辩别“玉”和“石”的重要工作。

档案价值鉴定工作的主要任务就是分析档案的价值，判定档案的保管期限。众所周知，档案馆保管的档案数量浩大，内容丰富，涉及社会的各行各业、各个领域，虽然档案馆在档案的鉴定时要求从档案的内部特征、外部特征和全宗档案内容进行档案保管期限的判定，但档案馆工作人员受文化水平、历史知识和专业知识的限制，他们面对的是各行各业形成的各种门类的档案，不可能准确把握每一份档案文件的保管期限，而了解档案文件保存价值最有发言权的还是档案文件的形成者，即公文的形成者。因此，公文有效期的制定对档案价值鉴定中档案的“存”与“毁”生死攸关，它对档案馆的档案价值鉴定工作有着重大意义，它可以使档案馆工作人员在档案的价值鉴定中起到存“玉”弃“石”的作用，从而达到事半功倍的目的。

⑻ 文件归档的机关文件材料归档范围和保管期限规定

1、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档各机关。结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表；

2、经同级档案行政管理部门审查同意后执行。有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。