❶ 處理客戶投訴的六個步驟是什麼
一般情況下,客戶投訴處理流程包括以下幾個步驟。
(1)記錄投訴內容
根據客戶投訴登記表詳細記錄客戶投訴的全部內容,如投訴人、投訴時間、投訴對象、投訴要求等。
(2)判斷投訴是否成立
在了解客戶投訴的內容後,要確定客戶投訴的理由是否充分,投訴要求是否合理。如果投訴並不成立,就可以委婉的方式答復客戶,以取得客戶的諒解,消除誤會。
(3)確定投訴處理責任部門
依據客戶投訴的內容,確定相關的具體受理單位和受理負責人。如果是運輸問題,交儲運部處理;屬質量問題,則交質量管理部處理。
(4)責任部門分析投訴原因
要查明客戶投訴的具體原因及造成客戶投訴的具體責任人。
(5)公平提出處理方案
依據實際情況,參照客戶的投訴要求,提出解決投訴的具體方案。如退貨、換貨、維修、折價、賠償等。
(6)提交主管領導批示
針對客戶投訴問題,主管領導應對投訴的處理方案一一過目,並及時做出批示。根據實際情況,採取一切可能的措施,盡力挽回已經出現的損失。
(7)實施處理方案
處罰直接責任者,通知客戶,並盡快收集客戶的反饋意見。對直接責任者和部門主管要根據有關規定作出處罰,依照投訴所造成的損失大小,扣罰責任人一定比例的績效工資或資金。對不及時處理問題而造成延誤的責任人也要追究相關責任。
(8)總結評價
對投訴處理過程進行總結與綜合評價,吸取經驗教訓,並提出改善對策,從而不斷完善企業的經營管理和業務運作,提高客戶服務質量和服務水平,降低投訴率。
(1)客戶投訴方式擴展閱讀
處理技巧
1、虛心接受客戶投訴,耐心傾聽對方訴說。客戶只有在利益受到損害時才會投訴,作為客服人員要專心傾聽,並對客戶表示理解,並做好記要。
待客戶敘述完後,復述其主要內容並征詢客戶意見,對於較小的投訴,自己能解決的應馬上答復客戶。對於當時無法解答的,要做出時間承諾。在處理過程中無論進展如何,到承諾的時間一定要給客戶答復,直至問題解決。
2、設身處地,換位思考。當接到客戶投訴時,首先要有換位思考的意識。如果是本方的失誤,首先要代表公司表示道歉,並站在客戶的立場上為其設計解決方案。
對問題的解決,也許有三到四套解決方案,可將自己認為最佳的一套方案提供給客戶,如果客戶提出異議,可再換另一套,待客戶確認後再實施。當問題解決後,至少還要有一到二次徵求客戶對該問題的處理意見,爭取下一次的合作機會。
❷ 處理客戶投訴有哪些常用方法
步驟一:找出解決方案
客戶的投訴內容總不外乎"剛買不久就這么差"或"仔細一看發現有傷痕"......幾種形式。 這時,您要先冷靜地判斷這件事自己可處理嗎?或者必須由公司斡旋才能解決呢?如果是自己職權之外才能處理的,應馬轉移到其他部門處理。此時,銷售人員仍然必須負起責任,直到有關部門接手處理。
步驟二:把解決方案傳達給客戶
解決方案應馬讓客戶知道。當然在他理解前須費番工夫加以說明和說服。
步驟三:處理
客戶同意解決方式後應盡快處理。處理得太慢時,不僅沒效果,有時會使問題惡化。
步驟四:檢討結果
為了避免同樣的事情再度發生,您必須分析原因、檢討處理結果,記取教訓,使未來同性質的客戶投訴減至最少。 化抱怨為滿意
有關研究報告表示,一次負面的事件,需要十二次正面的事件才能彌補(全天下的男士早就熟諳此道--所以他們送玫瑰都是送整打的)。
"當場承認自己的錯誤須具有相當的勇氣和品性;給人一個好感勝過一千個理由。"
即使是因客戶本身錯誤而發生的不滿,在開始時一定要向他道歉,就算自己有理由也不可立即反駁,否則只會增加更多的麻煩。這是在應對客戶投訴時的一個重要法則。
但是,一味地賠罪也是不當的,一副低聲下氣的樣子反而會讓客戶誤以為您承認錯誤罷了。最好在處理時邊道歉,邊用應對法使對方理解。
銷售人員要針對"客戶投訴"而編制用語。
❸ 如何解決客戶投訴步驟
快速反應: 顧客認為商品有問題,一般會比較著急,怕不能得到解決,而且也會不太高興。這個時候要快速反應,記下他的問題,及時查詢問題發生的原因,及時幫助顧客解決問題。有些問題不是能夠馬上解決的,也要告訴顧客我們會馬上給您解決,現在就給您處理………
熱情接待: 如果顧客收到東西後過來反映有什麼問題的話,要熱情的對待,要比交易的時候更熱情,這樣買家就會覺得你這個賣家好,不是那種虛偽的,剛開始的時候很熱情,等錢收到之後呢,就愛理不理的那種。對於愛理不理的那種,買家就會很失望,即使東西再好,他們也不會再來了。
表示願意提供幫助:「讓我看一下該如何幫助您,我很願意為您解決問題。」正如前面所說,當客戶正在關注問題的解決時,客服人員應體貼地表示樂於提供幫助,自然會讓客戶感到安全、有保障,從而進一步消除對立情緒,形成依賴感。
引導客戶思緒:我們有時候會在說道歉時感到不舒服,因為這似乎是在承認自己有錯。其實,「對不起」或「很抱歉」並不一定表明你或公司犯了錯,這主要表明你對客戶不愉快經歷的遺憾與同情。不用擔心客戶因得到你的認可而越發強硬,認同只會將客戶的思緒引向解決方案。同時,我們也可以運用一些方法來引導客戶的思緒,化解客戶的憤怒。
❹ 如何處理客戶投訴技巧
1、按投訴的性質分:有效投訴與溝通性投訴(1)有效投訴:有效投訴有兩種情況:用戶對服務管理單位在管理服務、收費、經費管理、維修養護等方面失職、違法、違紀等行為的投訴,並經過有關行業主管部門查實登記的。用戶向服務管理單位提出的管理單位或管理人員故意、非故意,或失誤造成用戶或公眾利益受到損害的投訴。(2)溝通性投訴:求助型:投訴者有困難或問題需給予幫助解決的。咨詢型:投訴者有問題或建議向管理部門聯絡了的。發泄型:投訴者帶有某種不滿,受委屈或誤會等造成的內心不滿,要求把問題得到解決的。溝通性的投訴若處理不當,會變成有效投訴,所以必須認真處理溝通性投訴。
2、按投訴的內容分為:
(1)對設備的投訴;
(2)對服務質量的投訴;
(3)對服務態度的投訴;
(4)突發性事件的投訴。顧客投訴時的心理分析從顧客氣質特徵分析,可以把顧客的氣質分為四大類:膽汁質型、多血質型、粘液質型和憂郁質型。經研究,大多數重復投訴的顧客屬於膽汁質型和多血質型客戶,這兩類氣質的顧客高級神經活動類型屬於興奮型和活潑型,他們的情緒興奮性高,抑制能力差,特別容易沖動,因此,他們在投訴時的心理主要有三種:
1、 發泄的心理。這類顧客在接受接受服務時,由於受到挫折,通常會帶著怒氣投訴和抱怨,把自己的怨氣、抱怨發泄出來,這樣顧客的憂郁或不快的心情由此會得到釋放和緩解,以維持心理上的平衡。
2、 尊重的心理。多血質型顧客的情感極為豐富,他們在接受服務過程中產生了挫折和不快,進行投訴時,總希望他的投訴是對的和有道理的,他們最希望得到的是同情、尊重和重視,並向其表示道歉和立即採取相應的措施等。
3、 補救的心理。顧客投訴的目的在於補救,補救包括財產上的補救和精神上的補救。當顧客的權益受到損害時,他們希望能夠及時地得到補救。有效解決投訴問題的原則1、迅速原則如果投訴是在服務傳遞過程中發生的,那麼要實現充分的補救,時間就很重要;當投訴發生在服務完成之後,許多公司已經建立了24小時反應的政策。即使是在完全解決可能需要更長時間的情況下,對顧客投訴做出迅速的反應仍然非常重要。
2、承認錯誤但不要太多辯解辯解太多可能表明公司要隱藏某些事情或不願意充分披露整個情況。
3、表明你是從每一個顧客的觀點出發認識問題通過顧客的眼睛看問題是了解他們認為問題出在哪裡,以及他們感到不高興的唯一途徑。受理人員應當避免用他們自己的解釋輕易地得出結論。
4、不要同顧客爭論你的目的應當是收集事實信息以達成雙方都能接受的解決問題的方案,而不是贏取辯論賽的勝利或證明顧客是一個傻瓜。爭論會阻礙聆聽顧客的觀點,並不能平息顧客的怒氣。
5、認同顧客的感覺以默許或明言的方式認同顧客的感覺(「我能理解你為什麼如此不高興」)。這種行動有助於建立融洽的關系,它是重建一種受到傷害關系的第一步。
6、給顧客懷疑的權利並非所有顧客都是誠實的,也並非所有的投訴都被證明是正確的。但是在明確的反面證據出現之前,應當把顧客視為擁有確鑿的投訴理由來對待。如果牽涉到大量的金錢(如索賠或法律訴訟),那麼就要保證進行認真的調查;如果涉及金額數量較小,那麼可能就不值得為退款或其他補償爭論不休——但是檢查記錄以了解這個顧客是否有過可疑投訴的歷史,仍不失為一個好主意。
7、闡述解決問題需要的步驟在不可能當場解決投訴的情況下,告訴顧客公司將計劃如何行動,這可以表明公司正在採取修正的措施,還設定了顧客對時間進度的期望(所以不要過分承諾)。
8、讓顧客了解進度沒有人喜歡被拋棄在黑暗中。不確定性導致焦慮和緊張,如果顧客知道目前的情況並收到定期的進度報告,那麼他們將更易於接受處理過程的遞延。
9、考慮補償在顧客沒有得到他們花錢購買的服務結果,或遇到了嚴重的不便,或因為服務失誤而遭受了時間和金錢的損失時,正確的做法是支付金錢或提供同類服務給他們。這樣一種做法還可能有助於減少惱怒的顧客採取法律行動的風險。服務保證通常會事先確定補償方式。在許多情況下,顧客最想要得到的是道歉和承諾避免類似錯誤的發生。10、堅持不懈地重獲顧客的友善當顧客感到不滿時,公司所面臨的最大的挑戰是恢復他們的信心和為未來保留這種關系,這可能需要毅力和追蹤,不僅是為了平息顧客的怒氣,而且要讓他們相信公司正在採取行動避免問題的再次發生。出色的補救工作有助於建立顧客忠誠和推動顧客向他人推薦公司的服務。
❺ 客戶投訴的應對方法
針對客戶的投訴,首先分清問題的種類,針對行的分析解決。
1、按投訴的性質分:有效投訴與溝通性投訴
(1)有效投訴:有效投訴有兩種情況:用戶對服務管理單位在管理服務、收費、經費管理、維修養護等方面失職、違法、違紀等行為的投訴,並經過有關行業主管部門查實登記的。用戶向服務管理單位提出的管理單位或管理人員故意、非故意,或失誤造成用戶或公眾利益受到損害的投訴。
(2)溝通性投訴:求助型:投訴者有困難或問題需給予幫助解決的。咨詢型:投訴者有問題或建議向管理部門聯絡了的。發泄型:投訴者帶有某種不滿,受委屈或誤會等造成的內心不滿,要求把問題得到解決的。溝通性的投訴若處理不當,會變成有效投訴,所以必須認真處理溝通性投訴。
2、按投訴的內容分為:
(1)對設備的投訴;
(2)對服務質量的投訴;
(3)對服務態度的投訴;
(4)突發性事件的投訴。
顧客投訴時的心理分析
從顧客氣質特徵分析,可以把顧客的氣質分為四大類:膽汁質型、多血質型、粘液質型和憂郁質型。經研究,大多數重復投訴的顧客屬於膽汁質型和多血質型客戶,這兩類氣質的顧客高級神經活動類型屬於興奮型和活潑型,他們的情緒興奮性高,抑制能力差,特別容易沖動,因此,他們在投訴時的心理主要有三種:
1、 發泄的心理。這類顧客在接受接受服務時,由於受到挫折,通常會帶著怒氣投訴和抱怨,把自己的怨氣、抱怨發泄出來,這樣顧客的憂郁或不快的心情由此會得到釋放和緩解,以維持心理上的平衡。
2、 尊重的心理。多血質型顧客的情感極為豐富,他們在接受服務過程中產生了挫折和不快,進行投訴時,總希望他的投訴是對的和有道理的,他們最希望得到的是同情、尊重和重視,並向其表示道歉和立即採取相應的措施等。
3、 補救的心理。顧客投訴的目的在於補救,補救包括財產上的補救和精神上的補救。當顧客的權益受到損害時,他們希望能夠及時地得到補救。
有效解決投訴問題的原則
1、迅速原則
如果投訴是在服務傳遞過程中發生的,那麼要實現充分的補救,時間就很重要;當投訴發生在服務完成之後,許多公司已經建立了24小時反應的政策。即使是在完全解決可能需要更長時間的情況下,對顧客投訴做出迅速的反應仍然非常重要。
2、承認錯誤但不要太多辯解
辯解太多可能表明公司要隱藏某些事情或不願意充分披露整個情況。
3、表明你是從每一個顧客的觀點出發認識問題
通過顧客的眼睛看問題是了解他們認為問題出在哪裡,以及他們感到不高興的唯一途徑。受理人員應當避免用他們自己的解釋輕易地得出結論。
4、不要同顧客爭論
你的目的應當是收集事實信息以達成雙方都能接受的解決問題的方案,而不是贏取辯論賽的勝利或證明顧客是一個傻瓜。爭論會阻礙聆聽顧客的觀點,並不能平息顧客的怒氣。
5、認同顧客的感覺
以默許或明言的方式認同顧客的感覺(「我能理解你為什麼如此不高興」)。這種行動有助於建立融洽的關系,它是重建一種受到傷害關系的第一步。
6、給顧客懷疑的權利
並非所有顧客都是誠實的,也並非所有的投訴都被證明是正確的。但是在明確的反面證據出現之前,應當把顧客視為擁有確鑿的投訴理由來對待。如果牽涉到大量的金錢(如索賠或法律訴訟),那麼就要保證進行認真的調查;如果涉及金額數量較小,那麼可能就不值得為退款或其他補償爭論不休——但是檢查記錄以了解這個顧客是否有過可疑投訴的歷史,仍不失為一個好主意。
7、闡述解決問題需要的步驟
在不可能當場解決投訴的情況下,告訴顧客公司將計劃如何行動,這可以表明公司正在採取修正的措施,還設定了顧客對時間進度的期望(所以不要過分承諾)。
8、讓顧客了解進度
沒有人喜歡被拋棄在黑暗中。不確定性導致焦慮和緊張,如果顧客知道目前的情況並收到定期的進度報告,那麼他們將更易於接受處理過程的遞延。
9、考慮補償
在顧客沒有得到他們花錢購買的服務結果,或遇到了嚴重的不便,或因為服務失誤而遭受了時間和金錢的損失時,正確的做法是支付金錢或提供同類服務給他們。這樣一種做法還可能有助於減少惱怒的顧客採取法律行動的風險。服務保證通常會事先確定補償方式。在許多情況下,顧客最想要得到的是道歉和承諾避免類似錯誤的發生。
10、堅持不懈地重獲顧客的友善
當顧客感到不滿時,公司所面臨的最大的挑戰是恢復他們的信心和為未來保留這種關系,這可能需要毅力和追蹤,不僅是為了平息顧客的怒氣,而且要讓他們相信公司正在採取行動避免問題的再次發生。出色的補救工作有助於建立顧客忠誠和推動顧客向他人推薦公司的服務。
❻ 如何應對客戶投訴
簡單地說 對待自己需要改進的 努力改進
對待無理要求 以直報怨 因為提無理要求的人還是顧客嗎 是搗亂者
至於應對通常做法是
解決辦法
全力解決顧客投訴問題:全力解決顧客投訴的關鍵是要建立起靈活處理顧客投訴的機制,包括:
①制定和發展員工的僱用標准和培訓計劃。這些標准和培訓計劃充分考慮了雇員在碰到公司服務或產品使顧客不滿意時應試做的善後工作。
②制定善後工作的指導方針。目標是達到顧客公平和顧客滿意。
③去除那些使顧客投訴不方便的障礙,降低顧客投訴的成本,建立有效的反映機制。包括授權給一線員工,使他們有權對公司有瑕疵的產品和服務向顧客做出補償。
④維系顧客和產品資料庫。包括完備的顧客投訴詳細記錄系統。這樣公司可以及時傳送給解決此問題所涉及到的每一人員工,分析顧客投訴的類型和緣由並且相應地調整公司的政策。
處理技巧
掌握一些技巧:企業服務人員面對顧客投訴應把握好一些處理技巧,這些技巧有:
①安撫和道歉——不管顧客的心情如何不好,不管顧客在投訴時的態度如何,也不管是誰的過錯,你要做的第一件事就應該是平息顧客的情緒,緩解他們的不快,並向顧客表示歉意,你還得告訴他們,公司將完全負責處理顧客的投訴;
②快速反應——用自己的話把顧客的抱怨復述一遍,確信你已經理解了顧客抱怨之所在,而且對此已與顧客達成一致。如果可能,請告訴顧客你願想盡一切辦法來解決他們提出的問題。
③移情——當與顧客的交流達到一定境界時,你會自然而然理解他們提出的問題,並且會欣賞他們的處事方式。你應當強調,他們的問題引起了你的注意,並給了你改正這一問題的機會,對此你感到很高興。
④補償——對投訴顧客進行必要的且合適的補償,包括心理補償和物質補償。心理補償是指服務人員承認確實存在著問題也確實造成了傷害,並道歉。物質補償是指一種「讓我們現在就作些實際的事情解決這個問題」的承諾,如經濟賠償,調換產品或對產品進行修理等。盡己所能滿足顧客。在解決了顧客的抱怨後,你還可以送給顧客其他一些東西,比如:優惠券、免費禮物,或同意他或她廉價購買其他物品。
⑤跟蹤——顧客離開前,看顧客是否已經滿足,然後,在解決了投訴納一周內,打電話或寫封信給他們,了解他們是否依然滿意.可以在信中夾入優惠券。一定要與顧客保持聯系,轉投訴轉化為銷售業績,顧客投訴得到了令人滿意的解決之時,就是銷售的最佳時機。
❼ [轉載]應對客戶投訴的幾種方法
應對客戶投訴的幾種方法:(1)平抑怒氣法
。通常客戶會帶著怒氣投訴或抱怨,這是十分正常的現象,此時,客服代表首先應當態度謙讓地接受客戶的投訴或抱怨,引導客戶講出原因,然後針對問題解決。這種方法適用於所有抱怨和投訴處理,是採用最多的一種方法。這種方法應把握三個要點:一聽:認真傾聽客戶的投訴、抱怨,搞清楚客戶的不滿的要點所在;二表態:表明對此事的態度,使客戶感到你有誠意對待他們的投訴或抱怨;三承諾:能夠馬上解決的當時解決,不能馬上解決的給一個明確的承諾,直到客戶感到滿意為止。(2)委婉否認法
。在客戶提出投訴問題後,我們分析出客戶的要求超出公司的規定范圍或不被認可時。這種方法特別適用於澄清顧客的錯誤想法、鼓勵顧客進一步提出自己的想法等方面,常常起到出人意料的顯著效果。例如,客戶投訴因為移動公司信號不穩定導致生意受到損失,要求移動公司賠償。此時的客服代表首先向客戶表示歉意,以真誠對待客戶。在安撫客戶的同時,盡快引導客戶說出問題要點。表明公司對網路問題的重視程度,使客戶相信信號問題可得到解決。
使用委婉否認法,應注意以下幾個方面:特別適用於主觀自負且自以為是的顧客
;這種方法的表達句型是「是的,但是」。但這種語型暗示著極強烈的否定性,因此,應用時可將其改為較委婉的「是……而……」句型,或者盡量避免出現「但是」。因此,還可以使用「除非……」的句型。(3)轉化法
。這種方法適用於誤解所導致的投訴或抱怨,因此處理這種抱怨時應當首先讓客戶明白問題所在,當客戶明白是因為誤解導致爭議時,問題也就解決了。
應用此法時應注意以下幾點:採用轉化法的客服代表,必須經驗豐富,精通促銷和服務技巧,因為只有這樣的客服代表,才能從客戶的談話中抓住問題所在,當機立斷,適時巧妙地將顧客誤解轉化。轉化方式輕松自然。這種方法運用恰當,客戶會理解,若轉化不當,則會弄巧成拙,使客戶更加生氣,反而會增加阻力。因此,客服代表在用此法時應心平氣和,即使客戶異議明顯缺乏事實根據,也不能直接駁斥,而應當旁敲側擊、啟發和暗示客戶。(4)承認錯誤法
。如果公司產品瑕疵或服務質量不能令客戶滿意,就應當承認錯誤,並爭取客戶的諒解,而不能推卸責任,或者找借口,因為客戶有道理,任何推諉之詞都會使矛盾激化。承認錯誤是第一步,接著應當在明確承諾的基礎上迅速解決問題,不能拖延時間,在事發的第一時間解決問題成本會最低,客戶會認可。一旦時間長了就會另生事端,使事態變的嚴重。有一個大家都非常熟悉的例子,而目前在部分地市仍然發生。中國移動公司規定對客戶資料是施行保密的,但是某些員工的職業道德觀念不強。違背公司的規定,向其好友透露了客戶的資料。在客戶投訴時,客服代表必須代表公司向客戶道歉。此類事件的發生,客戶不會認為是移動公司某個員工的問題,而直接認為中國移動公司管理不妥,對公司形象和滿意度大打折扣。(5)轉移法
。轉移是指對顧客的異議可以不予理睬而將話題轉入其他方面。有時顧客提出異議本身就是無事生非或無端生事,或者比較荒謬,這時最好不予理睬,而應當迅速轉移話題,使顧客感到你不想與他加劇矛盾。
應用轉移法,客服代表應注意以下幾點:只有客服代表認為客戶的異議是無事生非、無端生事,或者是荒謬的異議時,才能使用這種方法;客服代表對客戶無關緊要的異議可以有不予理睬的念頭,但通話過程中應顯得若無其事,不要讓客戶看出破綻,以免使客戶產生被冷落的想法。同時當客服代表認為客戶異議已經不存在時,應適時自然地轉入另一個話題。如果客戶再度提起異議時,客服代表就不能不理會了,因為既然再度提起,表明客戶已經把該問題認真對待,也說明這個意見對他很重要,此時客服代表絕不能不理不睬了,應運用其他方法以轉化和消除客戶異議。
妥善處理投訴是留住客戶的重要環節
。培養員工積極主動對待投訴的態度,充分授權,讓客戶第一次提出投訴時,就可以立即獲得處理。此外,要公開對客戶投訴的管理,簡化投訴的流程,以方便客戶投訴。
❽ 如何巧妙的應對客戶投訴
遇到投訴客戶必須要堅持以下幾點原則:
1. 聆聽
要保持冷靜,用親切和善的態度聆聽,適當地提問,以確定問題是什麼,這樣才能表現出你的關心,很多時間是由於我們總是過於匆匆地服務,忘記了應該多客戶的關心。在聆聽客戶述說的過程中,不要試圖打斷客戶的話,急著想做解釋,這會激怒客戶,要有禮貌並表現出接受,不要有任何不耐煩的情緒反應。
2. 道歉
在加油站,經常會發生給客戶帶來不便或不愉快的事情,作為加油員或者是經理都應及時時向客戶道歉,說類似「給您帶來這么多不便,真抱歉」或「不好意思」等等的話,但千萬不要與客戶辯解或討論誰對誰錯。
3. 滿足客戶需求
其實,處理投訴並不是靠對原來的錯誤或失誤進行罰款來進行的,其中很重要的一點是要將自己放在客戶的位置上,設身處地地為客戶著想,急客戶所急。而且要一切「向前看」,以解決問題為主,查根源、找責任為輔,這樣才能處理好投訴。當然,前提是一定要有客戶投訴處理的流程,這樣才能使客戶投訴的過程簡單、快速、有效地執行,得到較好的客戶滿意度。
4. 致謝
客戶提出他們的不滿意,正確來講對我們是一種支持,他們應該也有理由享受我們承諾的最專注的服務,所以當客戶提出問題時,我們一定要重視並正確對待,我們加油站才有機會提供更好的服務,作為加油站經理應該非常清楚這一點,所以真誠致謝並邀請他們再次光臨是經理的職責,而不是施捨。你的目的是解決問題,挽回客戶的損失,而不是遷怒他人或引起更大的事端。