采購合同保管期限

⑴ 關於采購內控,購貨合同財務部應該保存嗎THS..

關於采購內控,采購部與供應商簽訂的合同,原件留在行政部,當采購部請款時,沒有寫明合同號,以為沒有合同,就給全額支付,但後來發現此供應商只付百分之80,其餘一個月後支付,被罵了,但財務部確實也很無奈,因為合同的保管不在財務部,第二,請款單上沒有註明有簽訂合同,因為部分供應商要簽訂合同,部分零星供應商不需要簽訂合同,,像這種情況,購貨合同如何保管才合理,一般公司是如何管理合同的,財務部是如核對合同的?

⑵ 如何有效管理合同檔案

一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢後方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現「中途截流」和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在於抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:「採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。」而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為准(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助於提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一並辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立後,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一並歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,並留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢後及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。採用這一方式,並通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助於從根本上解決合同檔案收集難的現象。
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特徵,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助於保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好
地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出於業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放於業務部門不利於保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例並不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
「重合同,守信用」企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒於合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,並及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用於檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便於統計查詢和開發利用信息,後者可以採取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述「二合一」的合同管理職能。 三、合同檔案保管的劃分
對於合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面誇大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利於合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值並無具體標准可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善於綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助於合同檔案保管期限的劃分趨於准確合理。 四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由於合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,並在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認後備案存查。避免因疏於管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了採取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。
積極開發合同檔案資源,找准切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。 首先,合同管理對信用檔案體系的形成和完善具有積極作用。建立社會信用體系的目的在於整頓和規范市場經濟秩序,形成誠信為本,操守為重的良好風尚。其功能實現方式之一就是對社會、企業、個人誠實守信或違法違約行為進行懲惡揚善。對企業自身而言,通過收集本企業在工商、信貸、稅收、合同、社會公益等方面的成果(包括所獲得的資質證書、憑證及相關資料等) ,構築本企業信用體系架構,可以樹立和展示本企業良好的資信形象,提升信用等級。尤其是在合同管理方面,通過規范的合同管理,取得政府部門認證的「重合同守信用」企業稱號,無疑對樹立、宣傳本企業的良好信用大有裨益。因此,完善的合同檔案管理有利於豐富社會和企業「信用管理體系」成果。
其次,在合同管理中引入信用管理機制,有利於提高科學管理水平,避免損失。例如,合同簽訂前,對簽約方資信(信用等級) 進行信用調查和分析評估;合同執行中,對合同執行情況進行跟蹤監督、分析評價,及時發現風險並採取應對措施;合同履行後,對合同執行情況進行統計匯總,發掘有效信用信息,確定(修改) 客戶信用標准,建立動態的客戶信用等級等。從而使企業具有一定的識別、評估和規避客戶信用風險的能力。從這個意義上說,合同檔案也是企業建立「客戶信用管理體系」的重要信息流。可見,合同檔案信息資源的開發一旦與資信體系的建立相結合,兩者相得益彰,將會煥發出長久的生命力。積極探索二者建立關聯的模式、方法和深度,並加以提煉開發,恰恰是合同檔案編研新的切入點。

⑶ 公司采購部規章制度

一 、總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。

二 、目的作用

1、可作為供應部開展工作的規范依據。

2、可作為公司領導考核供應部工作業績的衡量依據。

3、可作為供應部人員工作中相互監督與協作配合的依據。

二 、采購部人員職責及管理制度

1、熱愛本職工作，勤於學習新技術，了解新產品，注意市場信息的積累。

2、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。

3、編制采購計劃。負責根據生產、總務、設備及檢驗等各部室物品需求計劃，編制與之相配套的采購計劃，並組織具體的實施，保證經營過程中的物資供應。

5、負責公司生產所需材料的采購工作。負責原輔材料、包裝材料、備品、備件、辦公用品、檢驗用品及燃料等的采購供應工作。

6、負責供應商的開發、管理及維護工作。

7、堅決執行各項采購工作制度及公司各項規章制度。

8、大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。

9、積極了解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。

10、及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。

11、加強物資供應檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應網路，並不斷開辟和優化物資供應渠道。

12、做到每周一小結，每月一總結，每年一審核。

13、完成領導交辦的其他工作。

(3)采購合同保管期限擴展閱讀

建立企業采購管理制度，可以明確各崗位、各環節的責、權及相互關系；明確采購人員的業務操作要求，從而有利於加強考核；有利於在采購部門貫徹按勞分配製度，有利於激發職工的責任感與事業心。

值得提出的是，采購管理制度作用的發揮是建立在采購制度本身科學性的基礎上的，為此，企業采購管理制度應體現以下幾個方面的特點：

1、文字化

任何制度都是以文字的形式表示出來的，采購制度也不例外。制度不是上級的口頭命令或要求，口說無憑，應以文字的形式固定下來，作為大家共同的行動綱領，對任何人、任何采購活動均起規范作用。

文字化的采購制度可以張貼起來，也可以列印成冊，分發給每一個采購人員，要求大家領會其內容，自覺地按采購制度要求自己。

2、可行性

任何企業的采購制度都應在充分考慮企業內外部條件、企業發展目標、行業特點以及采購人員本身實際情況的基礎上制定，應切實可行。

不同類型企業的采購制度可以有差異，即使是同一個企業在不同時期也應有不同的采購制度，我們反對照搬照抄和一成不變的采購制度，強調采購制度在實施貫徹中的切實可行性，而不是僵化的教條與清規戒律。

3、嚴肅性

采購管理制度一旦確定，采購人員應不折不扣地執行，只制定製度而不加強執行與實施的監督，這樣的規定、制度是毫無價值的。在實際運作中，對違反制度的采購人員應有相應的制裁措施，應提倡采購制度的嚴肅性。

4、協調性

采購管理制度要注重各部門、各崗位之間的協調，把上下級工作、前後環節工作有機地協調與聯系起來，以體現集體利益。

5、相對穩定性

采購制度已確定，一般地，短期內不要變動，通常一兩年、甚至更長時間應保持穩定，便於大家執行。如果經常變動，采購人員剛剛領會了老制度，又出現了新制度，這樣就會難以適應，容易造成采購工作的混亂。

當然，采購制度並不是長期固定不變的，隨著外部環境的變化，企業內部條件的改進，采購制度也可以適當進行調整。

⑷ 會計應保存購銷合同多少年

會計上原始憑證是要保存15年的

⑸ 政府采購網上合同檔案保存多少年

網上合同政府采購法沒有明確的規定。

⑹ 政府網上采購合同檔案保管期限是多久

政府網上采購合同檔案保管期限是多久？這種檔案一般情況下是三十年。

⑺ 一般情況下一個公司的合同應該存放在哪個部門呢

合同簽訂後雙方應當至少分別保管一份，單位保管應當根據本單位的規章制度進行。

專業性強的合同在專業負責部門管理，一般性的合同在單位辦公室或者綜合管理部保管。
勞動合同一般在人事部保管；租賃合同、采購合同、營運合同在檔案管理員保管；

招商合同在招商部或財務部保管；與供應商的合同在財務部或檔案管理員保管

(7)采購合同保管期限擴展閱讀：

合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。

依法成立的合同[1]，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協議。

狹義合同指一切民事合同。

還有最狹義合同僅指民事合同中的債權合同。

《中華人民共和國民法通則》第85條：合同是當事人之間設立、變更、終止民事關系的協議。依法成立的合同，受法律保護。

《中華人民共和國合同法》第2條：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

婚姻、收養、監護等有關身份關系的協議，適用其他法律的規定。[2]

合同(Contract)，又稱為契約、協議，是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。

合同作為一種民事法律行為，是當事人協商一致的產物，是兩個以上的意思表示相一致的協議。

只有當事人所作出的意思表示合法，合同才具有國家法律約束力。

依法成立的合同從成立之日起生效，具有國家法律約束力[1]。

⑻ 銷售或采購合同法定保管期限有誰知道

法律沒有規定合同的保管期限，對於特殊行業可能有行業規定。合同一般履行完畢，也就終止了，合同書也就沒用了，沒有必要規定個保管期限的。

⑼ 合同原件到底應該保存在哪個部門

合同簽訂後雙方應當至少分別保管一份，單位保管應當根據本單位的規章制度進行，專業性強的合同在專業負責部門管理，一般性的合同在單位辦公室或者綜合管理部保管。
勞動合同一般在人事部保管；租賃合同、采購合同、營運合同在檔案管理員保管；招商合同在招商部或財務部保管；與供應商的合同在財務部或檔案管理員保管。

⑽ 招標代理機構對未中標的投標文件需要保留嗎，保留多長時間，那個文件里有相關規定嗎

政府采購法：第四十二條采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的版采購文件應當妥善保權存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年。
采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標准、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。
采購活動記錄至少應當包括下列內容：
（一）采購項目類別、名稱；
（二）采購項目預算、資金構成和合同價格；
（三）采購方式，採用公開招標以外的采購方式的，應當載明原因；
（四）邀請和選擇供應商的條件及原因；
（五）評標標准及確定中標人的原因；
（六）廢標的原因；
（七）採用招標以外采購方式的相應記載