公文的保管期限

⑴ 機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定的法律規定

第8號
《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》已經2006年9月19日國家檔案局局務會議審議通過，現予公布，自公布之日起施行。
局長楊冬權
二○○六年十二月十八日機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定 第一條 為便於各級黨政機關和人民團體（以下統稱機關）正確界定文件材料歸檔范圍，准確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便於保管和利用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。
第二條 本規定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。 第三條 機關文件材料歸檔范圍是：
（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；
（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；
（三）本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；
（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。 第四條 機關文件材料不歸檔范圍是：
（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；
（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；
（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；
（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。 第七條 永久保管的文書檔案主要包括：
(一)本機關制定的法規政策性文件材料；
(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；
(三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；
(四)本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；
(六)本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；
(七)上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料；
(八)同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。 第八條 定期保管的文書檔案主要包括：
（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；
（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；
（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本機關一般性事務管理文件材料；
（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性文件材料；
（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；
（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；
（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。 第十條 機關對應歸檔電子文件的元數據、背景信息等要進行相應歸檔。
機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一並歸檔。
第十一條 機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復製件或其他形式的副本歸檔。
第十二條 各機關應根據本規定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經同級檔案行政管理部門審查同意後執行。
有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，結合本系統工作實際，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，並經國家檔案局審查同意後執行。
第十三條 在編制本機關或本系統文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，准確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。

⑵ 檔案的保管期限是多少年

會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限是從會計年度終了後的第一天算起專。永久，即是指會屬計檔案須永久保存；定期，是指會計檔案保存應達到法定的時間，定期保管期限一般分為10年和30年。

《會計檔案管理辦法》規定了我國企業和其他組織等會計檔案的保管期限，該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為：

1.永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及年度財務報告；

2.25年的：現金和銀行存款日記賬；

3.5年的：固定資產卡片賬於固定資產報廢清理後保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單；

4.3年的：月度、季度財務報告；

5.l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。 急速通關計劃 ACCA全球私播課 大學生僱主直通車計劃 周末面授班 寒暑假沖刺班 其他課程

⑶ 公文 保管 永久、長期、定期、短期分別是指多少年

根據國家抄檔案局關於機關檔襲案保管期限的規定 (國家檔案局1987年12月4日發布，自1988年1月1日起施行) 為了便於各級黨、政機關和人民團體(以下統稱機關)准確地劃分檔案保管期限，使保存的檔案既能反映和維護機關的主要職能活動的歷史面貌，又便於保管和利用，國家檔案局對一九八三年制定的《關於文書檔案保管期限的規定》及《文書檔案保管期限表》進行了修訂，並作如下規定： 1文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六年至五十年左右，短期為十五年以下。專門檔案另有保管期限和銷毀規定的，按有關規定執行。
2006年有關規定修訂後就只分為永久和定期。

⑷ 根據公文的保存價值不同有哪幾種保管期限

公文立卷時候，要根據文件不同的價值，劃定保存年限。一般是三種：
1、永久保存
2、長期保存，16年—50年左右
3、短期保存，15年一下

⑸ 請問行政機關公文保存公文期限永久、30年、10年的區別在哪裡不需要保存的紙質公文怎麼處理銷毀嗎

文件資料按保密程度分為絕密文件、機密文件、秘密文件、公開性文件、宣傳資料。
不具備歸檔和存查價值的紙質公文，經過辦公室主任、發文部門負責人共同鑒別後可以做「作廢保留」和「銷毀」處理。

⑹ 文書檔案的永久、長期、短期如何界定

1987 年修訂的《關於機關檔案保管期限的規定》將檔案的保管期限劃分為永久、長期、短期三種, 長期為16～50 年左右、短期為15年(含15 年)以下。

2006 年12 月18 日正式發布施行《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》又將保管期限又改為永久、定期兩種, 定期又實行「標時法」, 分為30 年、10 年兩種年限。

列為永久保存的檔案，是對社會主義事業的各項工作以至永世久代具有查考作用的檔案；列為長期保存的檔案，是不具有廣泛社會意義和科學歷史意義的，而屬本機關在較長時間內進行機關工作需要查考的文件材料；列為短期保存的檔案，是低於上述兩個層次的，本機關在較短時間內需要查考的文件材料。

(6)公文的保管期限擴展閱讀

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第六條規定：機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第七條規定永久保管的文書檔案主要包括：

(一)本機關制定的法規政策性文件材料；

(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

(三)本機關職能活動中形成的重要業務文件材料；

(四)本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；

(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；

(六)本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性文件材料；

(七)上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料；

(八)同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

定期保管的文書檔案

《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》第八條規定定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件材料；

（五）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；

（六）上級機關制發的屬於本機關主管業務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但要貫徹執行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。

⑺ 公文的有效期

公文是行政機關在行政管理中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。

公文具有特定的格式，按照中華人民共和國國家標准（GB/T 9704—1999）的要求，國家行政機關公文要素劃分為眉首、主體、版記三部分。為使公文更具有效性、實用性和可操作性，目前我國有的機關在制定公文時將公文格式的「附註」部分或公文結構的版記部分明確標識了公文的有效期限，如：「本文有效期5年」。這一做法，對公文歸檔時保管期限准確劃分和檔案館的檔案價值鑒定提供了依據，對檔案保管期限的確定將會產生積極的影響。

一、檔案的保管期限源自公文形成機關

按照檔案來源理論，檔案是由機關、團體、企業、事業等單位和著名人物在社會實踐活動中產生的，而公文又是機關檔案的主要來源，今天的公文就是明天的檔案，檔案是公文的歸宿。機關檔案材料的主要來源於公文，在一定意義上講，機關公文的價值決定檔案的價值，公文有效期決定檔案的保管期限。

由公文轉化為檔案（歸檔）有兩個前提：一是已辦理完畢的公文（一般為一年時間）。所謂「辦理完畢」有兩層含義：首先，指公文在處理程序上完成了所有閱辦程序，而不論其在實際工作中是否還繼續發揮作用，如「通知」（幹部任免、會議等）機關領導或有關部門閱知後就是辦理完畢，有的公文（如「公告」 ）公布了即視為辦理完畢；其次，往來公文，如本機關的「請示」，上級沒有批復前，不能視為辦理完畢，而當上級「批復」收到後，即視為辦理完畢。二是有保存價值（即有利用價值）。從機關公文的來源看，除本機關形成的公文外，還有來自上級的、同級的和下級的 ，這些公文反映了不同的內容、不同的性質，其重要程度大不相同。所以其「價值」也不相同。

按照檔案價值理論分析，實現檔案價值有二，第一是當公文轉化為檔案後保存在單位，利用對象主要是本機關，這時檔案的利用價值稱為「第一價值」；當經過一定時間後，隨著時間的推移，「第一價值」呈下降趨勢，社會利用需求增長時，「第二價值」則開始實現。一般來講，檔案的「第二價值」的實現是在檔案館進行的。由此可以看出，判斷其保存價值最有發言權的是公文的原形成機關。公文形成有其目的性，這個目的只有公文的形成者最為了解，如果在公文形成後，其職能履行完畢，要由公文轉化為檔案時，是永久保存還是定期保存，需要整理者的判斷。如果將公文的有效期限體現在公文中，有以下好處：首先，使公文更具時效性，體現公文形成者為達到其目的的時空觀；其次，為貫徹落實公文提供了期限，為執行者提供了參考；再次，揭示了公文的保存價值，為使公文轉化為檔案確定保管期限提供了依據。

二、公文有效期體現在公文中，為公文歸檔確定保管期限提供了依據

按照國家檔案局令（第8號）的規定，機關公文歸檔范圍是：反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；機關活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料和下級報送的重要的文件材料。公文的形成和保管利用價值的不同，因而在整理歸檔時要分別確定其保管期限。大家知道，一個機關的公文形成者不僅僅是機關辦公（秘書）室一個部門，而往往是其內部許多職能部門，公文歸檔所面對的是機關全部文件材料，特別是一些專業性較強的單位，僅靠機關辦公（秘書）室文檔工作人員難以准確判定公文的保管期限，而有效期限體現在公文中，使文檔人員直觀地確定其保存價值，更准確地劃分保管期限，避免文檔人員多方徵求意見、一份文件在手劃分保管期限左右為難的尷尬局面，也為以後開展檔案利用和檔案鑒定奠定基礎。

三、公文有效期體現在公文中，為檔案館檔案的鑒定工作提供了參考

從檔案價值理論看，當檔案的第一價值，即檔案原形成機關的使用價值，隨著時間的推移，其利用價值由上升趨於下降；而檔案的第二價值，即社會需求價值則日趨上升，第二價值則是由各級檔案館來實現的。按照檔案法規的要求，檔案在形成單位保存一定時間後，應向國家檔案館移交，檔案館在管理檔案的一項重要工作就是檔案的價值鑒定工作。

廣義的檔案鑒定工作，包括檔案的價值和真偽的鑒定。而我們通常所說的檔案鑒定多指檔案館對檔案價值的鑒定。即檔案館按照檔案法規、檔案的原則、標准和方法，分析、判定檔案的價值，確定檔案的保管期限，將不適合永久保存的檔案，劃為定期保存，或將長期保存的檔案劃為短期保存，剔出失去保存價值的檔案進行銷毀的一項檔案館內業務工作，它是檔案工作中辯別「玉」和「石」的重要工作。

檔案價值鑒定工作的主要任務就是分析檔案的價值，判定檔案的保管期限。眾所周知，檔案館保管的檔案數量浩大，內容豐富，涉及社會的各行各業、各個領域，雖然檔案館在檔案的鑒定時要求從檔案的內部特徵、外部特徵和全宗檔案內容進行檔案保管期限的判定，但檔案館工作人員受文化水平、歷史知識和專業知識的限制，他們面對的是各行各業形成的各種門類的檔案，不可能准確把握每一份檔案文件的保管期限，而了解檔案文件保存價值最有發言權的還是檔案文件的形成者，即公文的形成者。因此，公文有效期的制定對檔案價值鑒定中檔案的「存」與「毀」生死攸關，它對檔案館的檔案價值鑒定工作有著重大意義，它可以使檔案館工作人員在檔案的價值鑒定中起到存「玉」棄「石」的作用，從而達到事半功倍的目的。

⑻ 文件歸檔的機關文件材料歸檔范圍和保管期限規定

1、機關聯合召開會議、聯合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復製件或其他形式的副本歸檔各機關。結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表；

2、經同級檔案行政管理部門審查同意後執行。有垂直領導關系的中央、國家機關應依據本規定，編制本系統的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，並經國家檔案局審查同意後執行。應全面分析和鑒別本機關或本系統文件材料的現實作用和歷史作用，准確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。