檔號全宗號年度保管期限

❶ 檔號的編制原則是什麼

基本格式：全宗號—大類代號(目錄號)－項目(小類)代號—年度—保管期限—案卷號(盒號)
一、文書檔案
1、傳統方法組卷
全宗號—(目錄號)—年度—保管期限—案卷號
2、簡化方法組卷
全宗號—(目錄號)—年度—保管期限—盒號—件號
二、財務檔案
全宗號—(目錄號)—年度—保管期限—案卷號
三、科技檔案
1、基建檔案
全宗號—大類代號—項目代號—案卷號
如：148－J－TJ－122 （其中：148為全宗號，J為基建，TJ為土建工程，122為案卷號）
2、設備檔案
全宗號—大類代號—設備類型—案卷號
如：148—S—ZL—135 （其中：148為全宗號，S為設備，ZL為製冷設備，135為案卷號）
3、產品檔案
全宗號—大類代號—產品類型—案卷號
如：148—C—ZC—144 （其中：148為全宗號，C為產品，ZC為軸承，144為檔案號）
4、音像檔案
全宗號—大類代號—音像類型（專題）—案卷號
如：148—Y—GP—112 （其中：148為全宗號，Y為音像，GP為光碟，112為案卷號）
5、照片檔案
全宗號—大類代號—照片專題—案卷號
如：148—Z—HD—123 （其中：148為全宗號，Z為照片檔案－HD為活動專題，123為案卷號）
四、業務檔案
全宗號－大類代號－業務類型－案卷號
如：148－YW－JC－125 （其中：148為全宗號，YW為業務，JC為疫病監測，125為案卷號）
註：在機關檔案室，由於檔案數量相對較少，文書檔案和會計檔案的目錄號暫時不編。其檔號格式為：
1、文書檔案。傳統方法組卷：全宗號—年度—保管期限—案卷號；
簡化方法組卷：全宗號—年度—保管期限—盒號—件號。
2、會計檔案。全宗號—年度—保管期限—案卷號。

❷ 檔案編號怎麼樣才能清楚明白簡單

檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制
（一）全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為「142」， 標識為「0142」。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業可填寫表達單位的漢語拼音代字.
（二）目錄號編制。 填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業或參照《工業企業檔案分類試行規則》編制分類方案的單位，可填寫類別特徵代碼 。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符「●」分開。不產生誤解時，省略間隔符。
1、一級類目的目錄號採用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案；Y代表業務檔案（如果一個單位的業務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識）；J代表科技檔案；K代表會計檔案（報表K1、賬本K2、憑證K3)；X代表音像檔案；D代表電子檔案；SW代表檔案實物。
2、採用阿拉伯數字「1」、「2」、「3」分別表示「永久」、「長期（或30年）」、「短期（或10年）」三個不同的保管期限。
3、目錄號編制示例
業務檔案 目錄號 y1 代表永久類的業務檔案；Y2 代表長期（或30年）類的業務檔案；y3 代表短期（或10年）類的業務檔案。
（三）案卷（件）號、頁號
1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。如一個目錄出現兩個以上（含兩個）案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以「卷」整理的文書檔案、業務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號（填寫在順序號欄）和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按「大流水」形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。
2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先後順序的重要標識。分為「室編件號、館編件號」。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從「1」開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列後編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從「1」開始編寫件號。
3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。
四、檔案整理的質量要求：
（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限准確。
1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水；收集工作應立足本單位,注意業務部門形成的反映專業職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集；文電合一；底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的列印件，則一般只要收集發文稿紙與印件，其中發文稿紙上除了領導簽發外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機列印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一並歸檔；有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔；附件隨正件收集歸檔；關於同一問題的請示和批復應一起歸檔。
2、分類科學。全宗內檔案整理採用統一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，並列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件內在聯系。
A．時間聯系。要求區分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特徵的．分年度時．以文件簽發日期（成文日期）為准，據以判定文件所屬年度。計劃、規劃、總結、預決算、統計報表以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按簽發日期（成文日期），電報以發出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（1）跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度；沒有復文的，放在請示年度；多份文件（如組織關系、工資關系、行政介紹信等）作為一件的，可標起止時間；跨年度的規劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度；跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最後一個年度；跨年度的會議文件，放在會議結束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度；法規性文件放在公布或批準的年度。（2）按專門年度（如教學年度）形成的文件，放在專門年度組卷。（3）沒有標明落款日期的文件材料．應通過對照等手段考證文件的准確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。（4）臨時性機構，存在時間不長（兩年以內），文件材料較少．形成的文件可以不分年度．放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。
B．來源聯系。要求區分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。
C．內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發件與被轉發件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合並組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統一整理編目，分別存放，並在目錄中加註說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規律地進行，並保持連續性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。
4、正確劃分保管期限。根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開 。（1）永久保存的文件有以下八個重要方面：一是本機關制定的法規政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規、條例和政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨代會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。 要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤並、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機關職能活動中形成的重要業務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規范性文件、重要業務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統計報表等文件材料。四是本機關關於重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統計報表等。五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。六是本機關房屋買賣土地徵用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。七是上級機關制發的屬於本機關主管業務的重要文件材料，主要是指法律、法規、條例、業務標准、中長期發展規劃等。八是同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。（2）定期保管的文書檔案主要包括：一是本機關職能活動中形成的一般性業務文件材料；主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛等一般性文件材料。四是本機關人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結、專題調研材料等。 五是本機關關於一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統工程，是分階段進行的，那麼在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業務。至於一般性的工作報告、總結、統計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發的關於本機關主管業務，但要貫徹執行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執行的。七是上級機關和同級機關制發的非本機關主管業務但需貫徹執行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業務，但又需參照執行，比如財政、人事、勞動等部門制發的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。八是同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規劃)、總結、統計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了「一般」這個詞。把握文件材料的「一般」要看文件材料涉及的問題是否常規性、技術性等方面的問題。（3）根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其餘都是永久，那麼我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統一規定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業務主管部門文件永久從嚴(政策法規、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年。外形要求
1、裝具要求。
(1)採用由縣檔案局統一監制的規范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會計憑證盒、會計賬簿盒、會計報表夾、歸檔文件目錄紙、卷內文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會計檔案登記清冊、會計檔案卷內目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。
(2) 購置合適的裝訂工具。比如用於裝訂「案卷」 的手槍式電鑽、裝卷時用於固定檔案不動的夾子（4個以上)，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水。
用於裝「件」的小型縫紉機、打孔機、塑料螺釘、不銹鋼夾等
用於起訂書針的起訂機
2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。
3、案卷或文件裝訂要求。案卷或文件的裝訂主要是為了固定"件",使其便於保管和利用。在裝訂前,已破損的文件應予修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制或進行字跡加固處理。文件的修整,復制要在保持原貌的前提下進行。須去掉卷內文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對於裝訂成冊不便拆封的書籍,刊物等,金屬物已嚴密封裝在其中,且拆釘會損壞原貌,不須拆釘重裝。裝訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。對大於A4紙型規格的報表、圖樣等文字材料，應按照A4紙型的尺寸加以折疊，盡量減少折疊層粼、摺痕處應盡量位於字跡之外。對於小於A4紙型規格的介紹信等文字材料，應將它們粘貼在A4紙上。空白紙張抽除。
（1）單份文件裝訂。裝訂前應將「件」內的各頁按一定方式對齊。採用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；採用左側裝訂的，應將左、下側對齊。永久保管的卷內文件應逐件用三孔一線的裝訂方式，如果文件頁數多，可以裝在文件左側的正中間，如果文件很薄，可以裝在左上角，也可採用縫紉機軋邊等方式，裝訂時以文件的左側為裝訂邊。30年保管的文件用塑料螺釘等形式裝訂，五頁以下可用膠水粘貼左上角。10年期限的文件，可不拆釘，保持原貌。裝訂時文件正本與定稿為一件(正本在前,定稿在後)；正文與補充說明正文的文字、圖表、數據等附件為一件(正文在前,附件在後)；原件與復製件或手抄件為一件(原件在前,復製件在後)；附件頁數多，也可各為一件；具有保存價值的文件處理單（指有領導簽具意見）應與正文作為一件，文件處理單在前，文件在後；轉發文與被轉發文為一件(轉發文在前，被轉發文在後)；外單位的來文與本單位的復文為一件(復文在前,來文在後)；本單位向同級或上級機關的去文與這些機關的復文可以各為一件,但須排列在一起；會議文件每份文件為一件,會議記錄原則上一次會議記錄為一件,但裝訂時可以以原來的的本為單位裝訂；報表、名冊、圖表、介紹信類文字材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件。未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位(如部門或時間等)組合，可裝訂在一起作為一件，如先進審批表、工資審批表、統計年報等；介紹信一般一份為一件,若單位一年形成的介紹信數量較多時，也可結合其它特徵劃分成若干件。
（2）整卷裝訂的案卷，裝訂前應將「卷」內的各頁按一定方式對齊。文件紙張相差不大的（如學籍檔案）應將右、下側對齊；文件紙張相差太大的為了保證檔案裝訂後不掉頁，可只對齊左側、下側。採用三孔一線的方法裝訂，結頭放在文件的底部、卷皮之內。
（3）不宜裝訂的歷史文獻、珍貴檔案、圖表、照片等，則裝入檔案袋或檔案盒內。 （三）排列編目要求歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內．根據一定的方法確定文件先後次序，並使這種系統化的次序固定化的過程。一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。如申請一項撥款、召開一次會議。會議文件、統計報表、刊物等成套性文件可集中排列，會議記錄排最前。上級來文集中排列在本級歸檔文件之前，同級文件排列在本級文件之後，再排下級。上級文件按同一文號集中排列；本級文件按綜合、政工、業務、行政事務、其他（或黨群、行政、業務、其他）的事由順序排列 。
1.同一事由的歸檔文件排列內容單一或同一事由的案卷或歸檔文件，可按文件作者、形成時間的先後順序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上級、本級、同級、下級排列。不同級別內再按時間的先後順序或重要程度排列；綜合類文件排列,按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序。 2、不同事由的歸檔文件排列． （1） 按不同事由形成時間的先後順序排列。這種方法只需將不同事由的文件，按其形成時間或辦結時間的先後順序排列，而不考慮其他因素，這種方法比較簡單，較使用於實行「隨辦隨歸」的機關。如一個作者，幾個問題的文件，就先按問題後按時間排列。 （2）按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在後面，或將綜合性工作排在前面，具體業務工作排在後面。如縣檔案局永久文件先排會議記錄、工作計劃、總結、全縣檔案工作會議材料、綜合性年報，再排政工方面的人員任命、增加工資、職工退休、幹部、黨員花名冊、年報等，然後是業務方面的民生檔案工作意見等。 （3）按事由具有的共同屬性分別集中排列 a 、一個事由，幾個作者，可先按作者，再按時間排列。例如人事工作文件，可先將機構設置、人員編制、幹部任免、調配、職稱評定、勞資、出國審查等問題所屬的不同事由形成的文件分別集中到一起。 b、一個事由，幾個地區，可先按地區，再按時間排列。如基層上報的工作總結、統計、年報、花名冊。 c、非訴訟案件材料，按決定（或批復）----報告---調查旁證----個人交代材料等順序排列。 （4）按文件的共同特徵交叉組配排列。若一組歸檔文件，反映了不同的作者、不同的問題、不同的文種或不同的地區等，則可層層細分，分級排列。可按「作者----問題---名稱----時間」 交叉組配排列。
3、 密不可分的文件應依序排列，正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；批復在前，請示在後；轉發件在前，被轉發件在後；非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前，罪證、旁證等依據性材料在後。
4、對具有保存價值，但因特殊原因未及時歸檔的零散件，可採用將其排在同一年度、同一機構（問題）、同一期限的最後，或與相關的某件歸檔文件裝訂成一件，並在文件條目備注欄和備考表中加以說明。在實際工作中應盡量避免。
（四）編頁號與蓋歸檔章 卷內文書材料排列完畢後，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，整卷裝訂的案卷，應在文件正面右上角、背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，應在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號，我縣規定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在卷內文件目錄右上角的小方框內填寫全宗號、目錄號、案卷號。單份裝訂的文件，有文件閱辦單的，編頁號從閱辦單開始。 蓋章要求：歸檔章一般採用紅色或黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中偏右的的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。一個單位歸檔章加蓋的位置應統一；歸檔章不要遮蓋領導批示、收文章或文件內容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。歸檔章其格式與尺寸如下
歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、盒號等必備項。
1、 全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由縣檔案館統一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。如下圖中的「11」是檔案局的全宗號。
2、年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數字標注公元紀年。如「2007」。
3、保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明「永久」，「30年（2008年以前為長期）」，「10年（2008年以前為短期）」。
4、件號：件號為文件的排列順序號。件號又分為室編件號和館編件號兩種。 室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從"1"開始逐件編號，永久,30年,10年分別編順序號。 館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。
5、盒號：檔案盒的排列順序號。
6、頁數：每一份歸檔文件的頁數。
7、機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化的簡稱。（我縣這欄可以不填） 下圖是已經填好的歸檔章樣式：
（五）卷內文件或歸檔文件編目要求，編目是指編制歸檔文件目錄或卷內文件目錄，編目應做到准確,全面,詳細，深入，以適應檔案管理現代化及計算機檢索的需要。目錄項目包括件號或順序號、責任者、文號、題名、日期、頁數或頁號、備注七項。用紙幅面尺寸採用國際標准A4型 （長297mm寬220mm），我縣統一印製成紅色。各單位應在縣檔案局統一購置，不能用白紙印。填寫歸檔文件目錄項目時．應使用耐久的書寫材料進行填寫，且字跡必須工整，美觀。永久、30年保管的檔案要求用計算機列印目錄，目錄要求一式五份。一份隨同檔案裝入檔案盒，另四份應根據分類方案作目錄匯編裝訂成冊，以便查找和向檔案館移交之用。卷內文件目錄放在卷首，歸檔文件目錄放置在歸檔文件的最前面。填寫卷內文件目錄或歸檔文件目錄要求如下： 卷內文件目錄和歸檔文件目錄樣式如下：
(1)卷內文件目錄和歸檔文件目錄的兩個區別：
一是卷內文件目錄第一欄是順序號，卷內文書材料依其排列先後填寫序號， 按照文件的合理排列，要求一份文件對應一條目錄，一條目錄對應一個順序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與順序號一致。順序號應用阿拉伯數字從」1」起依次標注案卷內文件材料件數的順序，第二卷數字不能相連；歸檔文件目錄第一欄是件號，填寫室編件號。原則上一份文件編一個件號，登錄時占據一個欄目。批復與請示、復函與發函、正件與附件、批轉或轉發和被批轉或被轉發件，應看作是一份文件的兩個部分，只編一個件號；但請示、來函、附件、被批轉（轉發）文件的標題可以另外占行書寫。同一份文件的不同稿本，只編一個件號；重要文件的定稿、草稿與歷次修稿稿只編一個件號，但可以分別佔一行登錄。件號的編寫應在同一個保管期限下、在同一年度內從「1」開始逐件流水編制，同一年度內盒與盒之間的文件件號必須相連。
二是卷內文件目錄第六欄是頁號，填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最後一份文書材料應填寫起止頁號，止號要與文件最後頁的頁碼相符。每卷檔案都從「1」開始按卷內文件排列順序依次編寫。歸檔文件目錄第六欄是頁數，填寫一件文件的總頁數，用於統計和核對。雙面有字的記2面，空白頁不計數；來往文書、正本與定稿作為一件時，應將構成該件的各文件頁數相加作為該件的頁數。為便於管理，永久、30年保存的檔案，我縣統一要求每件都編頁號，每件按件內紙張排列順序從「1」開始編寫。 不管是頁數還是頁號，頁碼的編寫都是雙面有字的記2面，空白頁不計數。以案卷為單位整理的頁碼編在正面的右上角，背面的左上角，以件為單位整理的頁碼編在正面的右下角，背面的左下角，列印件已經編有頁碼的可不並再編，有底稿的文件頁碼接著正稿後面的頁碼數字編寫。
(2)責任者：是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。責任者一般應按文件照錄，可寫通用的簡稱，如「邵東縣教育局」，不能使用「本局」等含義不明，難於判斷的簡稱。聯合發文填主辦者和「我」（我指立檔單位名稱）。如有多個責任者，可寫前三個，後加「等」字。對於領導人講話或以領導人名義發布的文件，責任者可填寫領導人姓名，但必須用「（ ）」標出領導職務；未署責任者的文件，編目時應考證清楚一並填寫。另外注意，文件制發者是原作者，而不是編印者或翻印者。花名冊、介紹信、介紹信、報道證、招聘表、工資轉移證、農轉非存根的責任者一律為文件中印章所指的批准單位。無批准單位印章的以填報單位所寫字樣為准。
(3)文號：填寫文件制發機關的發文字型大小。 文號一般由機關代字、年度、順序號三部分組成，填寫文號要照實抄錄，不能隨意刪減、省略、落字。如有明顯錯字，注意改正。可用三排編寫， 文號中的年度要用[ ]括起，如「邵檔發[2008]10號」。 少數文號中出現無字型大小、無年度而只有數字型大小的情況，注意有則有，無則無。文號欄內不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會議文件之一"或"某刊第幾期"等。
(4)題名：即文件標題，填寫目錄中的題名應將責任者、問題、文種三個部分照實抄錄。目錄中的文件題名要寫全，不能隨意刪減、省略，要做到一字不落。明顯的錯字，注意改正。目錄題名中如漏了《 》和「 」的，要增補。目錄題名中的單位名稱不能省略，必須以公章為准，做到一字不落。填寫題名須注意：

❸ 檔案管理中全宗管理,案卷管理有什麼區別..它們分別指的是什麼

為規范衛生檔案管理，提高衛生檔案工作水平，更好的發揮檔案在衛生事業發展中的作用，國家衛生部、國家檔案局聯合制定了《衛生檔案管理暫行規定》，省衛生廳、省檔案局轉發了此規定。現將《規定》及相關通知一並轉發給你們，請按照《通知》精神，結合實際工作情況，認真貫徹執行。

附件：《關於轉發衛生部國家檔案局<關於印發衛生檔案管理暫行規定的通知>的通知》（蘇衛辦[2008]15 號）

無錫市檔案局

2008 年 8 月 21 日

主題詞： 檔案管理 暫行規定 通知

無錫市檔案局辦公室 2008 年 8 月 21 日印發

共印 15 份

實施細則》的通知

各處（室）：

為進一步加強本館檔案管理工作，現將修改後的《無錫市檔案館檔案管理規范實施細則》發給你們，希望在檔案管理中貫徹執行。

無錫市檔案局

2008 年 7 月 4 日

無錫市檔案館檔案管理規范實施細則

1. 編制說明

1.1 為貫徹實施《江蘇省各級檔案館檔案管理規范（試行）》，推進本館業務規范化建設和提高科學管理水平，依據《規范》要求，特製定本實施細則。

1.2 統一、規范、科學、實用，是編制本細則的宗旨。因此，對館藏現有基礎，符合該宗旨的都應當繼承，反之應逐步調整、改革、完善。

1.3 在不違背省《規范》基本原則的前提下，本細則從實際出發，對某些具體要求作了適當調整。

1.4 本細則於 2002 年 3 月制定，2008 年 6 月修改，2008年 7 月起按修改後的文件實施。

2. 關於全宗設立

2.1 本館遵循「一個立檔單位在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一個全宗」的原則，設立全宗。

2.2 本館民國檔案現有 8 個全宗，不再變動。今後徵集、接收進館的民國檔案，視立檔單位情況，納入已有全宗或另行設立全宗管理。

2.3 館藏革命歷史檔案設立聯合全宗，作為一個全宗管理。

2.4 館藏建國後無錫市的檔案，按省《規范》設立全宗，並按黨委、政府、區委區政府、群團、企事業、人大政協六個系統分別組合。

2.5 同一立檔單位的會計、科技、業務及特殊載體檔案，不設立單獨全宗，與該單位文書檔案合設一個全宗。

2.6 由市委、市政府設立的臨時機構，如獨立性較強和檔案數量較多，可設立單獨全宗；反之，其檔案應歸入主管機關全宗。

2.7 館藏無錫市革命委員會及直屬部門的檔案，已歸入相關全宗的不再變更。

2.8 今後進館的幹部（人事）檔案歸入形成單位的全宗；名人檔案設立個人全宗或聯合全宗。

3. 檔案分類

3.1 本館實行全宗群管理，館藏全宗按其形成歷史和性質，劃分為若干全宗群。本館所藏建國前歷史檔案分設無錫地區民國檔案全宗群、無錫地區革命歷史檔案全宗群；建國後檔案按單位序列設立若干檔案全宗群。

3.2 同一全宗內，根據檔案的不同內容和載體，分為文書、會計、科技、特殊載體等類別。

3.3 全宗內紙質檔案根據不同保管期限按年度、問題或類目分類，特殊載體檔案根據不同載體和保管期限按年度、問題分類。

4. 檔號編制

4.1 全宗群號。本館全宗群代號，建國前歷史檔案用漢語拼音雙字母表示，ML 為民國檔案全宗群，GL 為革命歷史檔案全宗群。建國後檔案用英文字母按順序表示，A 為黨委全宗群，B 為政府全宗群……。每個全宗群內用阿拉伯數字依次表示全宗號。

4.2 全宗號

4.2.1 各全宗群內的全宗號，原則上以全宗單位首次進館時間先後為序，編制全宗流水號，並不留空號。

4.2.2 全宗號的書寫和標識應包括全宗群代號和全宗順序號。如：民國歷史檔案全宗號為 ML1、ML2……；革命歷史檔案全宗號為 GL1；建國後檔案全宗號為 A1……、B1……、C1……。

4.2.3 今後接收和徵集進館的檔案，如立檔單位為新進館單位，應歸入相應的全宗群，並按進館先後次序編制全宗號，並應與館藏已有全宗號相接。

4.3 案卷目錄號

4.3.1 本館簿式案卷目錄原則上以全宗及保管期限為單位進行裝訂、排列、編號。同一全宗內，不同門類和不同載體的檔案應獨立編制案卷目錄和目錄號。

4.3.2 每一本案卷目錄的厚度，原則上以不超過 1000個案卷號為限，同一年度的同類檔案不得編制不同的目錄號。

4.4 案卷號

4.4.1 本館館藏案卷，以全宗為單位，按不同門類和不同保管期限編制案卷流水號。

4.4.2 本館案卷流水號，一般一本案卷目錄內的檔案編制一個流水號，同一目錄內不得有重復卷號。

4.5 頁（件）號

4.5.1 本館檔案以案卷為單位編寫頁（件）號，同一案卷內不得有重復頁（件）號。

4.5.2 頁（件）號統一使用阿拉伯數字，用鉛筆編寫。編寫位置為文件正面的右上角，背面的左上角。

4.5.3 盒式案卷，卷內每份文件應逐件編寫件號。

4.5.4 案卷內的空白紙張不編號。

4.6 檔案號填寫

4.6.1 本館館藏案卷和各種檢索工具，應標明所屬全宗群和全宗號、目錄號、年度號和案卷號，必要時應標明頁（件）號。

4.6.2 館藏案卷封皮的背脊標簽，項目應包括全宗群代號、全宗號、目錄號、年度號、案卷號。標簽底色為白色，

套印紅、綠、藍三種框格，分別表示永久、長期、短期三種保

管期限。

4.6.3 本館盒式案卷，卷內每件（冊）文件的首頁右上方應另蓋檔號章，填寫保管期限、全宗號、年度號、件（冊）號，按機構（問題）分類的還要填寫機構（問題）代號。

5. 檔案存放

5.1 本館檔案、資料、圖書分庫存放。

5.2 館藏檔案根據不同類別分全宗群存放，全宗群內按全宗編號順序存放，全宗內按年度和案卷編號次序存放。

5.3 各門類各載體的檔案原則上應分庫存放，如保管條件達到要求，也可在同一庫內分區存放。

5.4 短期保管的案卷與永久、長期保管的案卷分庫或分區存放。

6. 庫房與裝具

6.1 本館現有檔案、資料庫房統一按先低後高——先南後北——由東向西的規律用阿拉伯數字編號。

6.2 檔案、資料的裝具以庫房為單位編制流水號，其順序應與檔案資料的排列順序相一致。

7. 檢索工具

7.1 本館所設全宗，都應編寫全宗介紹。全宗介紹原則上應由立檔單位編寫。

7.2 各全宗應建立完整的全宗卷。歸入全宗卷的材料包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、檔案管理新技術應用等內容。

7.3 編制本館檔案存放總索引，建立全宗名冊。

7.4 依照《檔案館指南編制規范》，編寫《無錫市檔案館指南》。

7.5 館藏檔案的電子目錄與文本所標注的檔案號，應與紙質檔案的編號完全一

❹ 檔案如何編碼

一、基本建設檔案檔號編制

在每卷基本建設檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號。

基本建設檔案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁（張）號組成。 即： 0901×× - ××× - ××× - ××× 類別號 - 項目號 - 案卷號 - 件號 。

二、檔案類目劃分原則：

1、將公司檔案作為一個整體，具有統一性；

2、檔案來源優先原則，並結合管理職能、檔案內容、形成特點和載體形式；

3、檔案管理繼承性原則，保持檔案管理的待續性；

4、實行檔案綜合管理，便於檔案的管理與利用。

三、歸檔文件的編號設置全宗號、類號、年度、保管期限、件號、盒號等項目，並依序固化在歸檔章上。

1、全宗號 集團檔案部門給各立檔單位編制的代號。集團各立檔單位全宗號由集團辦公室（檔案館）另行公布。

2、類號 歸檔文件的類號應按QJ 2595《航天檔案類目劃分與檔號編制規則》執行。其中，文書檔案的類號為「01」。

3、年度 歸檔文件的形成年度。年度應採用公元紀年，以四位阿拉伯數字表示，如「1978」。

4、保管期限 保管期限分為「永久、長期、短期」三種，代碼分別為「A、B、C」，填寫時一律採用代碼。

5、件號 歸檔文件的排列順序號。編寫時，應在同一年度、同一保管期限內從「1」開始逐件流水編號。件號分為「室編件號」和「館編件號」兩種，室編件號在歸檔文件整理階段編寫；館編件號在檔案移交進館進行再鑒定、再整理時根據需要編寫。無進館任務的立檔單位可不設置館編件號。

6、盒號 檔案盒的排列順序號。編寫時，一般可在同一年度內按照檔案盒的排列順序從「1」開始逐盒流水編號。

盒號分為「室編盒號」和「館編盒號」兩種，室編盒號在歸檔文件整理階段編寫，並可根據實際需要在同一年度、同一保管期限內按照檔案盒的排列順序流水編號；館編盒號則在檔案移交進館時按進館要求編制。無進館任務的立檔單位可不設置館編盒號。

檔案保護方式：

1、收集和歸檔：各單位應確保在工作活動過程中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、完整、真實、准確，並及時歸檔（包括電子版本）。

2、檔案修復完善：對老化、破損、褪色、霉變等受損檔案載體，必須採取搶救措施，按檔案保護技術要求進行修復或復制。

3、檔案的存放：不同載體材質的檔案應分類存放、規范保存。對特殊載體檔案的存放，按其特性和要求，使用規范、合理的裝具加以保管和保存。

4、珍貴檔案的保管：檔案館（室）對珍貴、重要的檔案應進行復制，並用復製件代替原件提供利用，其中特別珍貴、重要、有特殊意義的檔案和特殊載體、對保管條件有特殊要求的檔案，可建特藏室專門管理。

5、電子檔案要密切關注計算機技術的發展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟體升級、更新情況進行記錄、保存，適時對電子檔案的格式進行轉換。

❺ 檔案管理的編號怎麼編

一、基本建設檔案檔號編制

在每卷基本建設檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號。

基本建設檔案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁（張）號組成。 即： 0901×× - ××× - ××× - ××× 類別號 - 項目號 - 案卷號 - 件號

二、檔案類目劃分原則：

1.將公司檔案作為一個整體，具有統一性；

2.檔案來源優先原則，並結合管理職能、檔案內容、形成特點和載體形式；

3.檔案管理繼承性原則，保持檔案管理的待續性；

4.實行檔案綜合管理，便於檔案的管理與利用。

三、歸檔文件的編號設置全宗號、類號、年度、保管期限、件號、盒號等項目，並依序固化在歸檔章上。歸檔章的一般式樣詳見附件一（a），需移交進館檔案的歸檔章式樣詳見附件一（b）。

1. 全宗號 集團檔案部門給各立檔單位編制的代號。集團各立檔單位全宗號由集團辦公室（檔案館）另行公布。

2. 類號 歸檔文件的類號應按QJ 2595《航天檔案類目劃分與檔號編制規則》執行。其中，文書檔案的類號為「01」。

3. 年度 歸檔文件的形成年度。年度應採用公元紀年，以四位阿拉伯數字表示，如「1978」。

4. 保管期限 保管期限分為「永久、長期、短期」三種，代碼分別為「A、B、C」，填寫時一律採用代碼。

5. 件號 歸檔文件的排列順序號。編寫時，應在同一年度、同一保管期限內從「1」開始逐件流水編號。件號分為「室編件號」和「館編件號」兩種，室編件號在歸檔文件整理階段編寫；館編件號在檔案移交進館進行再鑒定、再整理時根據需要編寫。無進館任務的立檔單位可不設置館編件號。

6. 盒號 檔案盒的排列順序號。編寫時，一般可在同一年度內按照檔案盒的排列順序從「1」開始逐盒流水編號。 盒號分為「室編盒號」和「館編盒號」兩種，室編盒號在歸檔文件整理階段編寫，並可根據實際需要在同一年度、同一保管期限內按照檔案盒的排列順序流水編號；館編盒號則在檔案移交進館時按進館要求編制。無進館任務的立檔單位可不設置館編盒號。

❻ 檔案編號360401601020

一、基本建設檔案檔號編制
在每卷基本建設檔案的案卷封面和脊背上，均需填寫檔號。
基本建設檔案的檔號由分類號、項目代號、案卷號和件、頁（張）號組成。
即： 0901×× - ××× - ××× - ×××
類別號 - 項目號 - 案卷號 - 件號

二、檔案類目劃分原則：
一將公司檔案作為一個整體，具有統一性；
二檔案來源優先原則，並結合管理職能、檔案內容、形成特點和載體形式；
三檔案管理繼承性原則，保持檔案管理的待續性；
四實行檔案綜合管理，便於檔案的管理與利用。

三、歸檔文件的編號設置全宗號、類號、年度、保管期限、件號、盒號等項目，並依序固化在歸檔章上。歸檔章的一般式樣詳見附件一（a），需移交進館檔案的歸檔章式樣詳見附件一（b）。
1. 全宗號 集團檔案部門給各立檔單位編制的代號。集團各立檔單位全宗號由集團辦公室（檔案館）另行公布。
2. 類號 歸檔文件的類號應按QJ 2595《航天檔案類目劃分與檔號編制規則》執行。其中，文書檔案的類號為「01」。
3. 年度 歸檔文件的形成年度。年度應採用公元紀年，以四位阿拉伯數字表示，如「1978」。
4. 保管期限 保管期限分為「永久、長期、短期」三種，代碼分別為「A、B、C」，填寫時一律採用代碼。
5. 件號 歸檔文件的排列順序號。編寫時，應在同一年度、同一保管期限內從「1」開始逐件流水編號。
件號分為「室編件號」和「館編件號」兩種，室編件號在歸檔文件整理階段編寫；館編件號在檔案移交進館進行再鑒定、再整理時根據需要編寫。無進館任務的立檔單位可不設置館編件號。
6. 盒號 檔案盒的排列順序號。編寫時，一般可在同一年度內按照檔案盒的排列順序從「1」開始逐盒流水編號。
盒號分為「室編盒號」和「館編盒號」兩種，室編盒號在歸檔文件整理階段編寫，並可根據實際需要在同一年度、同一保管期限內按照檔案盒的排列順序流水編號；館編盒號則在檔案移交進館時按進館要求編制。無進館任務的立檔單位可不設置館編盒號。
(二) 歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置並填寫相關內容。當文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌時，可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。

❼ 檔案怎樣編號既簡潔友好檢索全宗檔案是屬於縣級以上單位負責編制的嗎

全宗 的意思你可能沒有太明白，可以都放到基建檔案裡面，然後添加分類表，通過分類表來管理，案卷一層的檔號是年度-分類號-案卷號，文件一層的再加一個件號年度-分類號-案卷號-件號
基本可以把前期，中期後期，的合同、資料、圖紙== 都給管理好了

❽ 檔案歸檔 目錄號 怎麼編制

應根據全宗內檔案整理狀況設置；可按不同時間，不同組織機構等進行設置。

案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置。可按不同時間，不同組織機構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態設置案卷目錄號。

第一案卷目錄所含案卷數量以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，應另立案卷目錄，並另編案卷目錄號。

(8)檔號全宗號年度保管期限擴展閱讀：

檔案歸檔的相關要求規定：

1、歸檔時交接雙方根據歸檔目錄清點核對，並履行交接手續。機關檔案實現隨辦隨歸的，還應當按規定履行登記手續，記錄電子文件歸檔過程元數據。任何部門和人員不得將應歸檔文件材料據為己有或拒絕歸檔。

2、歸檔文件材料應當為原件。電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章。