城建檔案公共服務流程

1. 檔案管理的工作流程與內容

檔案管理工作流程：
一、立卷歸檔
檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——製作檢索工具——檔案入庫——分類上架。
二、借閱
1、本單位人員借閱檔案
由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案室負責查找有關檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
2、外單位人員查閱檔案
查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案室負責查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。
三、收集、交接、整理、統計工作
1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整
2、兼職檔案員（資料員）根據不同各類文件材料的特點，按規定的案卷類目歸卷
3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）
4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導
5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷
6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，並向單位檔案室移交檔案
7、檔案室對案卷進行分類、整理
8、編制檔號
9、編制案卷目錄等各種檢索工具
10、入庫
11、做好檔案的統計、保安
12、開展檔案的利用
13、進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工
四、鑒定銷毀
檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領導簽字批准——檔案鑒定小組（由主管領導、辦公室主任、檔案管理人員及相關部門業務人員共同組成）進行鑒定——檔案管理人員及相關部門業務人員逐項照冊登記——辦公室主任簽字批准——主管領導裁簽字批准——一把手簽字批准——檔案室及相關部門到指定地點2人以上監銷——檔案室及相關部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

2. 工程竣工驗收備案資料與工程城建檔案歸檔資料提交先後順序

這里竣工驗收後指的是工程綜合驗收(含國土、建設、消防驗收)合格後，3個月內向城建檔案館報送一套符合規定的建設工程檔案。

具體流程：

在正式驗收之前，建設單位需要請檔案館的過來查看檔案符不符合規定要求，如果符合規定要求的，檔案館會給簽發一張檔案驗收證，表示可以檔案這塊可以驗收了。

(2)城建檔案公共服務流程擴展閱讀：

竣工驗收條件

建設單位在收到施工單位提交的工程竣工報告，並具備以下條件後，方可組織勘察、設計、施工、監理等單位有關人員進行竣工驗收：

1、完成了工程設計和合同約定的各項內容。

2、施工單位對竣工工程質量進行了檢查，確認工程質量符合有關法律、法規和工程建設強制性標准，符合設計文件及合同要求，並提出工程竣工報告。該報告應經總監理工程師（針對委託監理的項目）、項目經理和施工單位有關負責人審核簽字。

3、有完整的技術檔案和施工管理資料。

4、建設行政主管部門及委託的工程質量監督機構等有關部門責令整改的問題全部整改完畢。

5、對於委託監理的工程項目，具有完整的監理資料，監理單位提出工程質量評估報告，該報告應經總監理工程師和監理單位有關負責人審核簽字。未委託監理的工程項目，工程質量評估報告由建設單位完成。

6、勘察、設計單位對勘察、設計文件及施工過程中由設計單位簽署的設計變更通知書進行檢查，並提出質量檢查報告。該報告應經該項目勘察、設計負責人和各自單位有關負責人審核簽字。

7、有規劃、消防、環保等部門出具的驗收認可文件。

8、有建設單位與施工單位簽署的工程質量保修書。

驗收內容

1、檢查工程是否按批準的設計文件建成，配套、輔助工程是否與主體工程同步建成；

2、檢查工程質量是否符合國家和鐵道部頒布的相關設計規范及工程施工質量驗收標准；

3、檢查工程設備配套及設備安裝、調試情況，國外引進設備合同完成情況；

4、檢查概算執行情況及財務竣工決算編制情況；

5、檢查聯調聯試、動態檢測、運行試驗情況；

6、檢查環保、水保、勞動、安全、衛生、消防、防災安全監控系統、安全防護、應急疏散通道、辦公生產生活房屋等設施是否按批準的設計文件建成、合格，精測網復測是否完成、復測成果和相關資料是否移交設備管理單位。

工機具、常備材料是否按設計配備到位，地質災害整治及建築抗震設防是否符合規定。

7、檢查工程竣工文件編制完成情況，竣工文件是否齊全、准確；

8、檢查建設用地權屬來源是否合法，面積是否准確，界址是否清楚，手續是否齊備。

3. 個人到城市建設檔案館調取檔案需要什麼手續

調取檔案手續：

1、檔案的移交單位、形成單位：憑本單位介紹信和利用者本人身份證明，可利用相關檔案。

2、工程項目的產權單位：憑本單位介紹信、產權證明和利用者本人身份證明，可利用相關檔案。

3、工程項目的管理單位：憑本單位介紹信、管理證明文件和利用者本人身份證明，可利用相關檔案。

4、承擔政府部門組織的項目或受政府部門委託的單位：憑政府部門介紹信和利用者本人身份證明，與本館簽訂《利用檔案保密協議》後，可利用相關檔案。

5、因工程施工需要利用地下管線檔案的單位：憑本單位介紹信、該工程的規劃行政許可文件和利用者本人身份證明，與本館簽訂《利用檔案保密協議》後，可利用相關檔案。

6、業主個人：憑房產所屬業主委員會或物業管理單位介紹信、業主產權證明、利用者本人身份證

明，可利用相關檔案。

7、公、檢、法、仲裁機構：憑本單位介紹信和利用者本人身份證明，可利用相關檔案。

8、其它單位或個人利用檔案：憑檔案移交單位或檔案形成單位或產權單位的介紹信和利用者本人身份證明，可利用相關檔案。

9、利用密級檔案：按照《北京市城建檔案館保密檔案借閱辦法》的規定辦理。

10、利用規劃管理類檔案：到北京市城市建設檔案館檔案管理二室辦理。

11、利用聲像類檔案：到北京市城市建設檔案館聲像室辦理。

(3)城建檔案公共服務流程擴展閱讀：

一、調取檔案流程：

1、利用檔案手續審核

2、利用者信息登記

3、查詢檔案

4、利用檔案

二、調取檔案注意事項：

1、利用檔案人員應在指定場所利用檔案，不得擅自將檔案帶離指定場所。

2、利用檔案人員應在利用完畢後將檔案恢復至原排列次序。

3、利用檔案人員應愛護檔案，不得對檔案進行描畫、折疊、塗改、損毀。

4、整套復制檔案，僅提供電子光碟載體。

5、同一個單位或個人對同一項目檔案僅限復制一份。

6、批量利用檔案，須提前預約。

7、僅為辦理證照或訴訟憑證用途的檔案復製件加蓋檔案查詢證明章。

參考資料來源：北京市城市建設檔案館-北京市城市建設檔案館利用檔案須知

參考資料來源：網路-城市建設檔案管理規定