如何建立知識產權分類管理檔案

1. 如何建立知識產權分類管理檔案

一、檔案管理指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。二、文件點收文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經部門補。與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經部門。三文件整理1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2、右方裝訂文件及其附件均應對准右上角，左方裝訂則對准左上角理齊釘牢。3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。4、宜三孔線裝（易拆開復印）四、檔案分類1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別之後依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得於第三級之後另增第四級「細類」。如案件不多，亦可僅使用「部門」及「大類」或「小類」二級。3、同一「小類」(或細類)之案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，並於小類(或細類)之後增設「卷次」編號，以便查考。4、每一檔夾封面內頁應設「目次表」，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個「目次」編號為原則。5、檔號之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。6、有的也可按照時間，如外來文件、公司內部文件，財務資料等，以及工商變更信息，章程變更信息等五、檔案名稱及編號1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，並擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。六檔號編定1、案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，編列檔號。4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。七歸檔與檔案清理1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要使用「見出紙」註明目次號碼，以便翻閱。2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。八保存期限文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。4、1年保存：結案後無長期保存必要者。5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。九檔卷清理1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核准，必要時向主管官署報備，並於目錄表之附註欄內註明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將「收(發)文登記單」第五聯附註在其保留文件上，並在第五聯上註明部分銷毀之日期。十、電子文檔企業管理最好把所有資料予以掃描，做成電子文檔。檔案目錄與紙質一致，查找方便。

2. 如何建立知識產權分類管理檔案

知識產權檔案管理辦法
一、目的和適用范圍為有效保護和利用知識產權檔案，充分發揮相關資料在公司知識產權工作中的作用，特製定本辦法。本辦法適用於公司各部門、各控股公司。二、職責
1、研發部辦公室負責專利、軟體登記、產品設計資料、技術證書等相關技術資料的檔案管理工作。
2、總經辦負責商標、版權檔案管理工作。
3、總經辦法務負責商標等相關資料的整理移交。
4、各產業研究室負責產品設計資料、工藝資料等技術資料的整理移交。
5、總經辦信息管理處負責自行研發軟體版權的整理移交。
6、銷售部負責公司形象展示系統、產品包裝等設計稿、圖形版權的整理移交。
7、其他各相關職能部門、各事業部、控股公司負責本單位（部門）涉及到的上述相關資料的分類整理移交。
三、主要內容
1、知識產權文檔收集與管理的范疇。
（1）知識產權涉及的領域涵蓋專利、商標、版權、軟體登記、形象展示系統、產品包裝等設計稿、圖形版權及特定領域等多個方面，具有類型多樣，權利獲得及有效期時間跨度大等特點。知識產權文檔的收集與管理應遵循知識產權活動的規律與特點，貫穿於知識產權活動的全過程。
（2）針對知識產權權利獲得過程中直接證據及證據鏈完整性特點，知識產權文檔的收集與管理范疇應涵蓋知識產權在創造、運作、保護和管理等過程環節形成的有保護價值的所有文件資料，包括文字、圖片、圖紙、視頻、音頻材料等。
2、知識產權文檔的形成與歸檔。
（1）歸檔的文件材料應完整、准確、系統，文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規范。
（2）凡是專利、商標、軟體、圖片、圖紙等知識產權形成的文件材料，包括視頻、音頻材料須在項目結束或形成後一個月內形成專項組卷，歸檔完畢。圖片、視頻、音頻等材料應附有詳細的文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等。

3. 如何建立知識產權分類管理檔案

1、知識產權文檔的文件材料應完整、准確、系統，文件書寫和載體材料應能耐久保存，版文件材料整理符合權規范。

2、凡是專利、商標、軟體、圖片、圖紙等知識產權形成的文件材料，包括視頻、音頻材料須在項目結束或形成後一個月內形成專項組卷，歸檔完畢。

3、圖片、視頻、音頻等材料應附有詳細的文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者等。

4、知識產權文檔資料的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責，移交後由檔案管理部門負責。

5、電子材料形成部門應將具有永久和長期保存價值的文檔資料，製成紙質文檔與原電子材料一同歸檔，並使兩者建立互聯。由檔案管理部門統一刻製成電子文檔存儲載體（如光碟等）。

6、需要永久和長期保存的電子文檔，應在每一個存儲載體中同時存有與紙質文件相符的查詢目錄，包括歸檔登記表及其文字說明。電子文檔的文件名及相應附件的名稱應一致並標注清晰，便於查詢。

7、按規定需移交其它部門或外部單位的檔案，需確保交接手續完整，以便需要時查閱，並注意保留備份。

4. 如何做好檔案管理分類工作

檔 案 分 類 標 引 規 則 GB：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/15814642.html?from=like 公司檔案管理制度：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/15814640.html GB 15418-2009-T 檔案分類標引規則：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/14601738.html?from=like DAT 42-2009 企業檔案工作規范：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/12111615.html?from=like 企業檔案工作規范：http://ishare.iask.sina.com.cn/f/12493837.html?from=like

5. 檔案如何做到有效的分類和 管理

建議盡可能實現電子化管理，通過軟體來分類管理。
如易度檔案管理系統等等都是很好的軟體，檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等都能控制和管理。

6. 如何整理建立電子檔案並歸類

可以買個檔案軟體，歸類方式可以參照檔案局對企事業單位的一些標准。
檔案整理的方法：
一是以「案卷」為單位整理。
二是以「件」為單位整理。1、以「案卷」為單位整理。
1）以「案卷」為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。
2）所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編
目的過程。
分類即按照立檔單位的檔案分類方案，
對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以後的文件材料，進行系統排列和編目。
3）以「案卷」為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮
和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。
4）以「案卷」為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發布的《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》
5）以「案卷」為單位檔案整理的適應范圍
（1）大部分單位短期保管（現
10年）的文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按「卷」整理
（2）各單位專門業務檔案一般按「卷」或是「盒」整理。
（3）科技檔案按「卷」整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學
技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執行。其中科研檔案還可按
國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA／T2-92執行。基建
工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。
（4）會計檔案按「盒（卷）」整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關於《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）
。6）按「卷」整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、
編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編
制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
或參考資料：http://wenku..com/link?url=g8EEE4UwivNYKJhZmauK2nG-OGkTpEUtHlZ_6L7U-SekJF5__GDKmm